Archives
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Archives
Entity breakdown
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Culture, Tourism and Sports
Goals
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Mejorar la descripción de fondos de especial relevancia
Este objetivo pretende incrementar el número de registros automatizados y mejorar de este modo el acceso a la documentación que conserva al Archivo de Villa, que procede de las distintas dependencias municipales.
En este sentido cabe señalar que, si bien la descripción de fondos se realiza básicamente con recursos propios, en el ejercicio de 2015 se ha realizado un gasto por valor de 16.395 euros destinado al tratamiento archivístico de 6.809 obras procedentes de la Junta de Distrito de Moncloa, transferidas al Archivo, lo que supone un 39% del total de crédito definitivo del subconcepto 227.06 'Estudios y trabajos técnicos' (42.000 euros).
El resultado del indicador de este objetivo ha sido de 8.544 registros, no alcanzándose las
previsiones esperadas de 12.000 registros, debido a que en la determinación de dichas previsiones se contaba con la participación de 4 archiveros mediante un programa de Colaboración Social de la Agencia para el Empleo que finalmente se incorporaron en diciembre de 2015.
Activities Descripción y clasificación de documentos custodiados por el Archivo devilla en el programa de gestión de archivos Albal Indicators Budgeted Actual Descripción de documentos históricos (NÚMERO) 12,000 8,544 -
Mejorar las instalaciones
Otro de los objetivos presupuestarios de este programa radica en la mejora de los elementos de almacenaje, de manera que los fondos en constante crecimiento por las transferencias continuas de documentación desde las distintas unidades del Ayuntamiento, resulten debidamente organizados y almacenados de manera que sean fácilmente accesibles y se asegure su correcta conservación.
Así, con cargo al subconcepto 625.99 'Otro mobiliario y enseres', se adquirieron 3 armarios móviles (compactos) por valor de 14.665 euros. Además, se adquirieron e instalaron 20 estores para distintas salas del Archivo y dos carros kit de emergencias por valor de 4.569 y 1.452 euros respectivamente. Todo ello supone un gasto de 20.686 euros, es decir, un 92% de ejecución del mencionado subconcepto (crédito definitivo de 22.500 euros).
Activities Aumentar el número de estanterías para albergar la documentación enviadade forma continua desde otras unidades administr Reparación de mesas de estanterías compactas y otros elementos delmobiliario Indicators Budgeted Actual Adquisición de estanterías, compactos y elementos de mobiliario (NÚMERO) 1 25 Reparación de elementos de mobiliario (NÚMERO) 30 4 -
Información administrativa directa a los ciudadanos
El indicador de este objetivo mide las atenciones y consultas realizadas por los ciudadanos, además de los informes administrativos emitidos. Si bien se trata de un objetivo clave, de hecho, tiene pocas implicaciones a nivel presupuestario ya que en su mayor parte se apoya en medios propios. Tan solo los 16.395 euros destinados al tratamiento archivístico de 6.809 obras particulares procedentes de la Junta de Distrito de Moncloa ya mencionados. El incremento en la descripción de fondos implica una mejor atención de las consultas e informes emitidos.
Los resultados sobrepasan las previsiones e incluyen: 7.770 informes emitidos sobre licencias urbanísticas, padrón y otros, además de 24.887 consultas atendidas de forma presencial y 16.558 atendidas por teléfono o correo electrónico.
Activities Resolución de las consultas y realización de informes solicitados porlos ciudadanos e investigadores al Archivo de Villa Adquisición de impresos autocopiativos normalizados para el control demovimiento de expedientes Indicators Budgeted Actual Consultas e informes administrativos (NÚMERO) 25,000 49,215 -
Mejorar la conservación y preservación de documentos
Este objetivo orientado a mantener los fondos documentales del Archivo en las mejores condiciones de conservación posible es de gran importancia, sin embargo, en el ejercicio de 2015 no se ha podido cumplir en su totalidad. En primer lugar, quedó desierto el concurso a adjudicar por procedimiento abierto que pretendía restaurar y encuadernar un determinado número de libros padrones para asegurar su correcta conservación, además de diversos fondos (revistas) de la Hem eroteca Municipal, por lo que en el subconcepto 227.06 'Estudios y trabajos técnicos' solo se ha podido ejecutar un 45% del total del crédito definitivo.
Además, se procedió a realizar una reproducción facsímil de un valioso privilegio rodado del Rey Juan I que había estado expuesto en la Casa de la Villa y se solicitó su devolución al Archivo. De este modo se ha conseguido preservar el original en el Archivo y exponer la copia facsímil. Esta reproducción supuso un gasto en el subconcepto
227.06 de 2.692 euros.
Se realizaron 1.265 carpetas y legajos por la Imprenta Municipal Artes del Libro, utilizando medios propios.
Activities Encuadernación y/o restauración de libros del Padrón Municipal dehabitantes y otros documentos cuyo grado de deterioro d Confección de cajas y carpetas de papel permanente (libre de ácido, Phneutro) para la conservación preventiva de documen Eliminación de tejuelos, limpieza y recolocación de fondosbibliográficos Indicators Budgeted Actual Documentos restaurados y/o encuadernados (NÚMERO) 300 0 Materiales de conservación (legajos, carpetas, etc.) (NÚMERO) 600 1,265 -
Potenciar y mejorar el conocimiento de los servicios prestados por el Archivo de Villa
Este objetivo se centra en conseguir aumentar el conocimiento del Archivo por parte de los ciudadanos. Conlleva el trabajo de actualización de la página web, la organización de actividades de difusión y visitas, así como la digitalización de fondos libres de derechos para su difusión por Internet.
Todo ello no ha tenido implicaciones presupuestarias ya que las citadas actividades
se han realizado con medios propios por el personal del Archivo y de Biblioteca Digital Memoria de Madrid.
En el ejercicio 2015 se organizó una importante exposición titulada 'Madrid-Doc', para dar a conocer la historia del Archivo y de la ciudad en base a sus fondos documentales, si bien a nivel presupuestario fue gestionado mediante el programa 332.10 'Bibliotecas y patrimonio bibliográfico' en el subconcepto 227.30 'Trabajos y servicios. Madrid Destino Cultura, Turismo y Negocio S.A.' por lo que se menciona en la memoria de cumplimiento de objetivos correspondiente al programa 'Bibliotecas y patrimonio bibliográfico'.
Se ha sobrepasado la cifra de páginas digitalizadas con respecto a las previsiones aunque no las de documentos. Esto depende y puede variar en relación con la tipología de documentos más o menos voluminosos a digitalizar.
En cuanto a las visitas a la web, tampoco se ha alcanzado la cifra prevista de visitas. Sin embargo, en cuanto a la presencia en redes sociales, durante el año 2015, el Archivo ha abierto cuenta en Facebook y tiene 549 seguidores.
Activities Mantenimiento y actualización de la página web para llegar al mayornúmero posible de usuarios y tenerles informados de t Digitalización de documentos y acceso a los mismos a través de laBiblioteca Digital memoriademadrid Indicators Budgeted Actual Visitas a la web del Archivo de Villa (NÚMERO) 13,500 11,348 Documentos digitalizados (NÚMERO) 2,500 512 Páginas digitalizadas (NÚMERO) 95,000 163,388
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Culture, Tourism and Sports
Goals
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Mejorar la descripción de fondos de especial relevancia
Este objetivo pretende incrementar el número de registros automatizados
y mejorar de este modo el acceso a la documentación que conserva al Archivo de Villa, que procede de las distintas dependencias municipales.
En este sentido cabe señalar que, si bien la descripción de fondos se realiza básicamente con recursos propios, en el ejercicio de 2016 se ha realizado un gasto por valor de 17.959 euros con cargo al subconcepto 227.06 'Estudios y trabajos técnicos', destinado al tratamiento archivístico de 928 unidades de documentación procedentes de la extinta Dirección General de Construcciones y Propiedades, que fue imprescindible abordar, mediante contrato menor.
También hay que mencionar, el gasto de 4.235 euros
que se dedicó a la migración de datos contenidos en tres inventarios del Archivo a la base de datos AlbalaNet, que es el sistema de gestión de que dispone el Archivo de Villa.
El resultado del indicador de este objetivo ha sido de 14.074 registros, superándose las previsiones, en parte gracias a los programas de la Agencia para el Empleo, además de sus recursos propios.
Activities Descripción y clasificación de documentos custodiados por el Archivo deVilla en el programa de gestión de archivos Albal Indicators Budgeted Actual Descripción de documentos históricos (NÚMERO) 12,500 14,074 -
Mejorar las instalaciones
Otro de los objetivos presupuestarios de este programa radica en la mejora de los elementos de almacenaje, de manera que los fondos en constante crecimiento por las transferencias continuas de documentación desde las distintas unidades del Ayuntamiento, resulten debidamente organizados y almacenados de manera que sean fácilmente accesibles y se asegure su correcta conservación.
Así, con cargo al subconcepto 625.99 'Otro mobiliario y enseres', se adquirieron
armarios móviles (compactos), reconociéndose obligaciones por valor de 76.932 euros,
a través del acuerdo marco de mobiliario en vigor. Esto supone la ejecución del 96,1 % de la dotación de este subconcepto.
Además, se procedió a la reparación de tres pupitres con cargo al subconcepto 635.99 'Otro mobiliario y enseres (reforma y reposición), reconociéndose obligaciones por valor de 5.005 euros, lo cual supone la ejecución del 100% de la dotación de esta aplicación presupuestaria.
En ambos casos es difícil ajustar las previsiones en cuanto a número de muebles a adquirir o reparar a la realidad de las necesidades que surgen y todo ello de acuerdo con la dotación presupuestaria, por lo que se entiende que la cuestión a valorar es la ejecución del presupuesto existente para ambos conceptos, por lo que se puede considera cumplido el objetivo.
Activities Aumentar el número de estanterías y compactos para albergar ladocumentación enviada de forma continua desde otras unidad Reparación de estanterías, compactos y otros elementos de mobiliariopara su adecuado funcionamiento Indicators Budgeted Actual Estanterías, compactos y elementos de mobiliario adquiridos (NÚMERO) 15 26 Elementos de mobiliario reparados (NÚMERO) 7 3 -
Mejorar la conservación y preservación de documentos
Este objetivo orientado a mantener los fondos documentales del Archivo en las mejores condiciones de conservación posible es de gran importancia, sin embargo, en el ejercicio de 2016 se ha realizado la restauración de 84 libros del Padrón de Habitantes de Madrid de 1910 custodiados en el Archivo de Villa y cuyo mal estado de conservación aconseja una intervención de este tipo a través de un contrato de servicios con una empresa especializada.
Al igual que en el caso de las bibliotecas, se prevé como necesario abordar un estudio previo a la licitación de un contrato de restauración de documentos que determine los tratamientos a realizar.
También indicar que el esfuerzo de cara a la preservación se ha centrado en la digitalización de documentación que se analiza más adelante.
Se han realizado 9.702 movimientos de fondos dentro de los depósitos con cargo al contrato compartido con Bibliotecas, adjudicado por pro cedimiento abierto (300/2014/00990) y de cuya ejecución se da cuenta en la memoria correspondiente al programa de Bibliotecas y patrimonio bibliográfico.
Activities Encuadernación y/o restauración de libros del Padrón Municipal dehabitantes y otros documentos cuyo grado de deterioro d Confección de cajas y carpetas de papel permanente (libre de ácido,PHneutro) para conservación preventiva de documentos Eliminación de tejuelos, limpieza y recolocación de fondosbibliográficos Indicators Budgeted Actual Documentos restaurados (NÚMERO) 300 84 Materiales de conservación (legajos, carpetas) (NÚMERO) 625 2,353 -
Potenciar y mejorar el conocimiento de los servicios prestados por el Archivo de Villa.
Este objetivo se centra en conseguir aumentar el conocimiento del Archivo por parte de los ciudadanos. Conlleva el trabajo de actualización de la página web, la organización de actividades de difusión y visitas, así como la digitalización de fondos libres de derechos para su difusión por Internet.
Todo ello no ha tenido implicaciones presupuestarias ya que las citadas actividades
se han realizado con medios propios por el personal del Archivo y de Biblioteca Digital Memoria de Madrid.
Se ha sobrepasado la cifra de páginas digitalizadas con respecto a las previsiones aunque no las de documentos. Esto depende y puede variar en relación con la tipología de documentos más o menos voluminosos a digitalizar.
En cuanto a las visitas a la web, no se ha alcanzado la cifra prevista de visitas, si bien la desviación es mínima. Sin embargo, en el tema de redes sociales, el Archivo cuenta en Facebook con 1.031 seguidores.
Por lo que respecta a visitas guiadas y actividades, no se ha podido alcanzar la cifra prevista debido a la falta de recursos personales ya que las actividades que se programan en el Archivo se realizan directame nte y sin el apoyo de ningún servicio externo, por lo que consideramos que la cifra prevista no ha ajustado a la realidad del Archivo. De las 79 actividades, 60 correspondieron a visitas guiadas y el resto a colaboración en exposiciones y actividades científicas y profesionales en las que el Archivo de Villa tiene una presencia muy importante y reconocida.
Activities Mantenimiento y actualización de la página web para llegar al mayornúmero posible de usuarios proporcionándoles informac Digitalización de documentos y acceso a los mismos a través de labiblioteca digital memoriademadrid Indicators Budgeted Actual Folletos y publicaciones (NÚMERO) 2 0 Visitas web (NÚMERO) 13,000 12,672 Documentos digitalizados (NÚMERO) 7,000 439 Páginas digitalizadas (NÚMERO) 112,000 159,591 Visitas guiadas y actividades (NÚMERO) 130 79 -
Desarrollo del sistema de gestión documental del Ayuntamiento de Madrid.
Sobre este objetivo hay que señalar que el avance está siendo costoso a nivel de implantación por la complejidad que supone dar cumplimiento al Reglamento que regula el sistema de Gestión documental que ha de implantarse y que afecta a la totalidad del Ayuntamiento. Si bien es cierto que corresponde al órgano directivo en materia de archivos su impulso.
Se abordó un sondeo mediante encuesta para obtener datos básicos sobre la situación de los archivos de los 21 distritos, de las áreas de gobierno y organismos autónomos, obteniéndose un porcentaje de respuesta muy baja, (solo 14 respuestas)
pero donde se constató la inexistencia de archivos centrales. Por otra parte, está finalizando la creación del órgano colegiado previsto en el Reglamento de Gestión Documental que se encuentra a la espera de informe favorable de la Dirección General de Régimen Jurídico y Formación. Por tanto, no se pueden aportar resultados cuantificables o numéricos para las previsiones planteadas. Al tratarse de una encuesta, los resultados no los podemos considerar como revisiones in situ.
A nivel presupuestario, es importante señalar que se realizó un estudio para identificar, describir y plasmar en un mapa documental los procesos que se desarrollan en el Archivo como herramienta para la implantación del Sistema de Gestión Documental y de Archivos del Ayuntamiento por valor de 13.915 euros con cargo al subconcepto 227.06 'Estudios y trabajos técnicos'.
Activities Estudio y evaluación de la situación general de la documentación y losservicios de archivo del Ayuntamiento de Madrid. Diseño de un plan de acción. Elaboración de normas y recomendaciones con el fin de promover lanormalización archivística. Indicators Budgeted Actual ARCHIVOS DE AAGG, OOAA, ETC. EVALUADOS IN SITU (NÚMERO) 3 0 NORMAS Y RECOMENDACIONES ELABORADAS (NÚMERO) 3 0
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Culture, Tourism and Sports
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Mejorar la descripción de fondos de especial relevancia
Este objetivo pretende incrementar el número de registros automatizados
y mejorar de este modo el acceso a la documentación que conserva al Archivo de Villa, que procede de las distintas dependencias municipales.
En este sentido cabe señalar que, si bien la descripción de fondos se realiza básicamente con recursos propios, en el ejercicio de 2017 se ha realizado un gasto mediante contrato menor de servicios por valor de 8.470 euros con cargo al subconcepto 227.06 'Estudios y trabajos técnicos', destinado a la valoración
archivística
(determinación de valores primarios y secundarios) de 20 series del fondo documental del Archivo.
También hay que mencionar, el gasto de 13.915 euros para la instalación del módulo
de consulta final para usuarios a través de la web denominado 'Mediasearch' dentro del AlbalaNet, programa de gestión archivística con que cuenta el Archivo. Dicho gasto se realizó con cargo al subconcepto 641.00 'Aplicaciones informáticas'.
El resultado del indicador de este objetivo ha sido de 14.100 registros, superándose las previsiones, en parte gracias a los programas de la Agencia para el Empleo, que han supuesto un apoyo en recursos a los propios del Archivo.
Activities Descripción y clasificación de documentos custodiados por el Archivo deVilla en el programa de gestión ALBALA para su di Indicators Budgeted Actual Descripción de documentos históricos (NÚMERO) 10,000 14,100 -
Mejorar las instalaciones del Archivo de Villa
Otro de los objetivos presupuestarios de este programa radica en la mejora de los elementos de almacenaje, de manera que los fondos en constante crecimiento por las transferencias continuas de documentación desde las distintas unidades del Ayuntamiento, resulten debidamente organizados y almacenados de manera que sean fácilmente accesibles y se asegure su correcta conservación.
Así, con cargo al subconcepto 625.99 'Otro mobiliario y enseres', se adquirieron
armarios móviles (compactos), reconociéndose obligaciones por valor de 21.532 euros,
a través de un contrato menor por no existir acuerdo marco de mobiliario en vigor. Esto supone la ejecución del 100% del crédito definitivo en este subconcepto.
No ha sido necesario realizar ninguna reparación de mobiliario y resulta difícil ajustar las previsiones en cuanto a número de muebles a reparar ya que en este ejercicio presupuestario, se trata de previsiones para reparaciones puntuales en caso de ser necesarias. Tan solo se han ajustado fotocopiadoras trimestralmente por valor de 502 euros con cargo al subconcepto 215.00 'Reparación, mantenimiento y conservación de mobiliario'.
Activities Aumentar el número de estanterías y compactos para albergar ladocumentación transferida desde otras unidades del Ayuntam Reparación de estanterías, compactos y otros elementos de mobiliariopara su adecuado funcionamiento Indicators Budgeted Actual Elementos de mobiliario reparados (NÚMERO) 5 4 Estanterias, compactos y elementos de mobiliario adquiridos (NÚMERO) 20 10 -
Mejorar la conservación y preservación de documentos
Este objetivo orientado a mantener los fondos documentales del Archivo en las mejores condiciones de conservación posible es de gran importancia. En el ejercicio de 2017 se ha realizado la restauración de libros del Padrón de Habitantes de Madrid custodiados en el Archivo de Villa, cuyo mal estado de conservación aconsejaba una intervención de este tipo a través de un contrato de servicios con una empresa especializada.
En este sentido, hay que señalar que se realizó un gasto de 12.959 euros mediante contrato menor con cargo al subconcepto 227.06 'Estudios y trabajos técnicos'
También indicar que el esfuerzo de cara a la preservación se ha centrado en la digitalización de documentación que se analiza más adelante.
Se han realizado 26.871
movimientos de fondos dentro de los depósitos con cargo al contrato compartido con Bibliotecas adjudicado por procedimiento abierto (300/2014/00990 y 300/2016/01292) y de cuya ejecución se da cuenta en la memoria correspondiente al programa de Bibliotecas y patrimonio bibliográfico.
Además, se adquirieron materiales de conservación por un importe
de 12.436 euros con cargo al subconcepto 221.99 'Otros suministros', lo que ha supuesto un 100% de ejecución. Estos materiales eran básicamente papeles y cartones especiales de diversas calidades, tamaños y gramajes y por tanto, la cifra alcanzada es muy superior a la estimada como previsión a diferencia de cuando se adquieren cajas o carpetas.
Activities Encuadernación de libros del padrón municipal de habitantes y otros documentos cuyo grado de deterioro dificulta el acce Confección de cajas y carpetas de papel permanente (libre de ácido, PH neutro)para conservación preventiva de documentos Eliminación de tejuelos, limpieza y recolocación de fondosbibliográficos Adquisición de material de papelería Indicators Budgeted Actual Materiales de conservación (legajos, carpetas) (NÚMERO) 1,000 5,000 Documentos restaurados (NÚMERO) 250 70 -
Potenciar y mejorar el conocimiento de los servicios prestados por el Archivo Villa
Este objetivo se centra en conseguir aumentar el conocimiento del Archivo por parte de los ciudadanos. Conlleva el trabajo de actualización de la página web y redes sociales, la organización de actividades de difusión, conferencias, visitas guiadas, la participación en actividades técnicas como conferencias, exposiciones, grupos de trabajo o congresos, así como la digitalización de fondos libres de derechos para su difusión por Internet.
Desde el punto de vista presupuestario, solo una parte de estas acciones tienen un reflejo presupuestario fuera del Capítulo 1 'Gastos de personal'. Así ocurre con la actualización de la página web, que en 2017 ha duplicado el volumen de consultas respecto al año anterior. Además, el Archivo cuenta con
perfil en Facebook por primera vez, alcanzando la cifra de 1.273 accesos.
Tampoco tiene implicaciones presupuestarias la organización de actividades de difusión ni las vistas guiadas, habiéndose alcanzado la cifra de 96 (81 corresponden a visitas guiadas y el resto a conferencias y actividades técnicas), cumpliéndose prácticamente el objetivo planteado. Todas ellas se realizan con recursos personales propios del Archivo.
Por lo que respecta a la digitalización, se han digitalizado un total de 250.239 páginas, de las cuales, 10.239 se han realizado con recursos internos de la Biblioteca Digital Memoria de Madrid y 240.000 a través del contrato de digitalización 300/2017/00866, adjudicado mediante procedimiento abierto y a través del cual se han ejecutado 22.432 euros. Estas cifras se han sustanciado en la publicación a través de Internet, en la Biblioteca Digital Memoria de Madrid de 403 documentos. De los 403 documentos, 88 se han realizado por el personal de la Biblioteca Digital Memoria de Madrid y 315 a través del contrato abierto. Si bien es cierto que no se alcanza la cifra de 600 establecidos como meta, hay que decir que ésta depende del número de páginas que componen cada documento a digitalizar y en cuanto a número de páginas digitalizadas en 2017, éste se ha incrementado considerablemente con respecto a 2016.
Por último, indicar que no se han realizado en 2017 folletos de divulgación porque quedaban existencias del año anterior.
Activities Mantenimiento y actualización de la página web para llegar al mayornúmero de usuarios posibles proporcionándoles informa Digitalización de documentos y acceso a los mismos a través de la biblioteca digital memoriademadrid Indicators Budgeted Actual Visitas guiadas y actividades (NÚMERO) 100 96 Páginas digitalizadas (NÚMERO) 165,000 250,239 Documentos digitalizados (NÚMERO) 600 403 Visitas web (NÚMERO) 12,000 24,149 Folletos y publicaciones (NÚMERO) 2 0 -
Desarrollo del sistema de gestión documental del Ayuntamiento de Madrid
Sobre este objetivo hay que señalar que el avance está siendo costoso a nivel de implantación por la complejidad que supone dar cumplimiento al Reglamento que regula el sistema de Gestión documental que ha de implantarse y que afecta a la totalidad del Ayuntamiento. Si bien es cierto que corresponde al órgano directivo en materia de archivos su impulso. En este sentido, hay que señalar que el personal del Archivo de Villa ha visitado en 18 ocasiones depósitos documentales de dependencias municipales con el fin de asesorarles con vistas a la posible transferencia al Archivo de Villa de parte de los fondos que han perdido su vigencia administrativa: Área de Desarrollo Urbano Sostenible (3), Cementerio de la Almudena (1), Junta de Centro (1), Junta de Moncloa (3), Vías Públicas (1), Archivo Hacienda (1),
Madrid Salud (2),
Cultura (1),
Servicio de Contratación (1),
Archivo Agencia para el Empleo (1),
Bomberos (1),
Samur Social (2), lo que supone 12 archivos visitados.
Se ha creado la Comisión de Documentos y Archivos por decreto de 7 de abril de 2017, órganos colegiado previsto en el Reglamento del sistema integral de Gestión documental del Ayuntamiento de Madrid y próximamente se convocará la primera reunión constitutiva. En tanto ésta no se constituya no será posible la redacción de normas a nivel municipal ya que esta comisión tiene carácter decisorio.
A nivel presupuestario, ya se ha señalado en el objetivo 1 la contratación de un estudio de valoración de series documentales, de gran importancia también para este punto.
Activities Estudio y evaluación de la documentación y los servicios de archivo del Ayuntamiento de Madrid Elaboración, estudios y trabajos sobre tipología documental y series documentales en los archivos de las distintas áreas Elaboración de normas, recomendaciones y directrices para promover la correcta gestión documental en el Ayuntamiento de Indicators Budgeted Actual Normas y documentos elaborados (NÚMERO) 2 0 Archivos de Áreas de Gobierno, Distritos y Organismos Autónomos, etc. (NÚMERO) 3 12
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Culture, Tourism and Sports
Goals
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Incrementar la descripción de fondos
Este objetivo pretende incrementar el número de registros informatizados y mejorar de este modo el acceso a la documentación que conserva al Archivo de Villa, que procede de las distintas dependencias municipales.
En este sentido cabe señalar que, si bien la descripción de fondos se realiza básicamente con recursos propios, en el ejercicio de 2018 se tramitó un contrato de servicios por procedimiento abierto de 'Catalogación, clasificación e indización de fondos de la Biblioteca Histórica, Biblioteca Técnica y Hemeroteca Municipal y la descripción archivística e indización de fondos del Archivo de Villa' (300/2018/00021), dividido en 2 lotes, el lote 2 corresponde al Archivo de Villa. Como consecuencia de este servicio de catalogación ha sido posible durante los 3 meses de 2018 poner a disposición de la ciudadanía en cualquier parte del mundo a través del catálogo en línea 2.490 nuevos registros de descripción archivística en la base de datos AlbaláNet correspondientes a series de expedientes transferidos por la Juntas municipales de Distrito y las Áreas de Gobierno del Ayuntamiento de Madrid. Este gasto por valor de 24.499 euros con cargo al subconcepto 227.06 'Estudios y trabajos técnicos', está destinado a la descripción archivística de expedientes del fondo documental del Archivo.
Respecto a la descripción archivística, hay que destacar 12.849 unidades documentales inventariadas por personal de la Agencia de Empleo, en una base de datos externa a AlbaláNet (Excel) correspondientes a expedientes de Vías Públicas (1960-1980). También hay que mencionar el gasto de 7.260 euros para la depuración de la información contenida en la base de datos AlbaláNet, programa de gestión archivística con que cuenta el Archivo que afectan a los registros de descripción archivística que ya se encontraban en dicha base de datos.
Activities Selección de documentación a describir Contratación de servicio de apoyo Descripción y clasificación de documentos custodiados por el Archivo deVilla en el programa de gestión ALBALA para su di Indicators Budgeted Actual Descripción de documentos históricos (NÚMERO) 15,000 2,490 -
Mejorar la conservación y preservación de documentos y asegurar el correcto funcionamiento del Archivo
Este objetivo orientado a mantener los fondos documentales del Archivo en las mejores condiciones de conservación posible es de gran importancia. En el ejercicio de 2018 no se ha realizado ningún contrato para la restauración de libros del Padrón de Habitantes de Madrid custodiados en el Archivo de Villa.
También hay que indicar que el esfuerzo de cara a la preservación se ha centrado en la digitalización de documentación que se analiza más adelante.
Se han realizado 1.051 movimientos de fondos dentro de los depósitos con cargo al contrato compartido con Bibliotecas adjudicado por procedimiento abierto (300/2016/01292) y de cuya ejecución se da cuenta en la memoria correspondiente al programa de Bibliotecas públicas y Patrimonio bibliográfico.
Además, se adquirieron materiales de conservación por un importe de 12.176 euros con cargo al subconcepto 221.99 'Otros suministros', lo que ha supuesto un 81,1% de ejecución. Estos materiales eran básicamente papeles y cartones especiales de diversas calidades, tamaños y gramajes y por tanto, la cifra alcanzada es muy superior a la estimada como previsión a diferencia de cuando se adquieren cajas o carpetas.
En 2018 se ha hecho una inversión considerable en la mejora de las instalaciones y equipamiento del Archivo de Villa y de los elementos de almacenaje, de manera que los fondos en constante crecimiento por las transferencias continuas de documentación desde las distintas unidades del Ayuntamiento, resulten debidamente organizados y almacenados de forma que sean fácilmente accesibles y se asegure su correcta conservación.
Así, con cargo al subconcepto 625.99 'Otro mobiliario y enseres', se adquirieron armarios móviles (compactos) y elementos sustentantes, reconociéndose obligaciones por valor de 30.190 euros, a través del contrato derivado del acuerdo marco de compra de mobiliario. Además se adquirieron a cargo de esta misma partida 18 taburetes para los pupitres de la sala de investigación donde se atienden las consultas especializadas para las personas usuarias por un valor de 3.253 euros en la partida presupuestaria 625.99. Esto supone la ejecución del 83,6% del crédito definitivo en este subconcepto en esta partida.
No ha sido necesario realizar ninguna reparación de mobiliario y resulta difícil ajustar las previsiones en cuanto a número de muebles a reparar ya que en este ejercicio.
Activities Evaluación de necesidades Confección de cajas y carpetas de papel permanente (libre de ácido, phneutro) para conservación preventiva de documentos Adquisición de consumibles informáticos y de oficina Movimientos de fondos Compra y mantenimiento de mobiliario y equipos Indicators Budgeted Actual Materiales de conservación (legajos, carpetas) (NÚMERO) 1,000 6,675 Mobiliario adquirido (estanterías móviles, etc.) (NÚMERO) 4 25 -
Potenciar y mejorar el conocimiento de los servicios prestados por el Archivo de Villa, teniendo en cuenta la perspectiva de género.
Este objetivo se centra en conseguir aumentar el conocimiento del Archivo por parte de los ciudadanos. Conlleva el trabajo de actualización de la página web y redes sociales, la organización de actividades de difusión, conferencias, visitas guiadas, la participación en actividades técnicas como conferencias, exposiciones, grupos de trabajo o congresos, así como la digitalización de fondos libres de derechos para su difusión por Internet.
Desde el punto de vista presupuestario, solo una parte de estas acciones tienen un reflejo presupuestario fuera del capítulo 1. Así ocurre con la actualización de la página web, que en 2018 ha ascendido a 36.774 consultas, lo que supone un 52,2% más de consultas respecto al año anterior. Además, el Archivo cuenta con perfil en Facebook desde 2017 y en 2018 ha alcanzado la cifra de 1.564 accesos, lo que supone 291 participantes más que en 2017.
Tampoco tiene implicaciones presupuestarias la organización de actividades de difusión ni las vistas guiadas, habiéndose alcanzado la cifra de 105 visitas guiadas y 9 celebraciones de jornadas y reuniones técnicas, superándose en un 80% las previsiones. Algunas de las visitas guiadas se realizan a través del programa municipal 'Madrid, un libro abierto', el resto, se organizan con recursos personales propios del Archivo.
Por lo que respecta a la digitalización, se han digitalizado un total de 249.117 páginas, de las cuales, 76.240 se han hecho en las instalaciones del propio Archivo de Villa y 22.877 se han realizado con recursos internos de la Biblioteca Digital Memoria de Madrid y 150.000 a través del contrato de digitalización 300/2018/00464 adjudicado mediante procedimiento abierto y a través del cual se han ejecutado 7.579 euros de la partida presupuestaria 227.06 del programa del Archivo. Estas cifras se han sustanciado en la publicación a través de Internet, en la Biblioteca Digital Memoria de Madrid de 996 documentos. De los 996 documentos, 799 se han realizado por el personal de la Biblioteca Digital Memoria de Madrid y 197 a través del contrato abierto. Se ha alcanzado con creces las expectativas previstas para este ejercicio. También han crecido sobradamente respecto a 2017 las páginas digitalizadas por los servicios del propio Archivo de Villa y la Biblioteca Digital Memoria de Madrid.
Respecto a las actividades con perspectiva de género, hemos de señalar la participación del Archivo de Villa junto al resto de instituciones patrimoniales en el Centro Cultural Conde Duque en el Programa 'Ellas crean' y el 'Día de la Mujer'.
Asimismo, para conmemorar el Día de las escritoras el Archivo presentó un apartado destacado en su página Web dedicado a María de la O Lejárraga, en el que se rastreaba su huella en la documentación que se custodia en el Archivo de Villa, desde los libros del Padrón de habitantes en los que se reflejan las diferentes viviendas en las que habitó o la inscripción de su matrimonio.
Por último, se debe destacar, además, la compra e instalación de un proyector en la sala polivalente por la cantidad de 4.677 euros para facilitar las actividades del Archivo, imputado a la partida 629.99.
Activities Mantenimiento y actualización de la página web para llegar al mayornúmero de usuarios posible, proporcionándoles informa Digitalización de documentos y acceso a los mismos a través de laBiblioteca Digital memoriademadrid Organización de actividades con perspectiva de género Indicators Budgeted Actual Visitas web (NÚMERO) 12,000 36,774 Documentos digitalizados (NÚMERO) 600 996 Páginas digitalizadas (NÚMERO) 150,000 249,117 Visitas guiadas y actividades (NÚMERO) 65 114 Actividades con perspectiva de género (NÚMERO) 2 3 -
Desarrollar el sistema de gestión documental del Ayuntamiento de Madrid
Sobre este objetivo hay que señalar que el avance en su implantación está siendo costoso por la complejidad que supone dar cumplimiento al Reglamento que regula el Sistema Integral de Gestión Documental y Archivos integral que abarca a toda la organización municipal.
Hasta la fecha se han realizado diversas acciones encaminadas a su puesta en marcha e implantación, que pasan todas por un trabajo de coordinación inter centros de considerable envergadura, que se está tratando de llevar a cabo a través de órganos colegiados creados al efecto, presididos y coordinados desde el Área de Gobierno de Cultura y Deportes a través de su Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos.
Como ya se ha indicado en la introducción, por Decreto de 7 de abril de 2017 de la Alcaldesa se creó la Comisión de Documentos y Archivos y se regula su composición y funcionamiento que exigía el Reglamento del Sistema Integral de Gestión Documental y Archivos y el 9 de julio de 2018 tuvo lugar la reunión constitutiva de la Comisión de Documentos y Archivos, presidida por la Alcaldesa de Madrid. En la misma sesión se crearon dos grupos de trabajo: Grupo de trabajo de políticas de archivo y Grupo de trabajo de herramientas de archivo con vistas a ir avanzando en la realización de este proyecto. Estos grupos de trabajo todavía no han podido elaborar normas y recomendaciones que puedan ser transmitidas a todos los centros de archivo del Ayuntamiento, por lo tanto no se ha cumplido el segundo indicador de este objetivo.
Abundando en la necesidad de conocer la situación de la documentación almacenada en los centros municipales, hay que señalar que el personal del Archivo de Villa ha visitado en varias ocasiones depósitos documentales de dependencias municipales con el fin de asesorarles con vistas a la posible transferencia al Archivo de Villa de parte de los fondos que han perdido su vigencia administrativa: Polideportivo José María Quejigal, J.M.D.
de Salamanca, MADRID-SALUD, Servicio de Contratación del Área de Gobierno de Cultura y Deportes, Archivo del Club de Futbol Real Madrid,
Metro de Madrid, Almacén de Villa y
las juntas municipales de distrito de Centro y Moncloa, lo que supone 9 archivos visitados.
Activities Estudio y evaluación de la documentación y los servicios de archivo delAyuntamiento de Madrid Reuniones de la Comisión de Documentos y Archivos Elaboración de normas, recomendaciones y directrices para promover lacorrecta gestión documental en el Ayuntamiento de M Indicators Budgeted Actual Reuniones de la Comisión de archivos y documentos (NÚMERO) 1 1 Normas y documentos elaborados (NÚMERO) 2 0
-
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Culture, Tourism and Sports
Goals
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Incrementar la descripción de fondos
Este objetivo pretende incrementar el número de registros informatizados y mejorar de este modo el acceso a la documentación que conserva al Archivo de Villa, que procede de las distintas dependencias municipales.
En este sentido cabe señalar que, si bien la descripción de fondos se realiza básicamente con recursos propios, en el ejercicio de 2019 se tramitó un contrato de servicios por procedimiento abierto de 'Catalogación, clasificación e indización de fondos de la Biblioteca Histórica, Biblioteca Técnica y Hemeroteca Municipal y la descripción archivística e indización de fondos del Archivo de Villa' (300/2018/00021), dividido en 2 lotes, el lote 2 corresponde al Archivo de Villa.
Como consecuencia de este servicio de catalogación ha sido posible durante los 9 meses de 2019 poner a disposición de la ciudadanía en cualquier parte del mundo a través del catálogo en línea 6.829 nuevos registros de descripción archivística en la base de datos AlbaláNet correspondientes a series de expedientes transferidos por la Juntas Municipales de Distrito y las Áreas de Gobierno del Ayuntamiento de Madrid. Este gasto por valor de 73.891 euros (IVA incluido) con cargo al subconcepto 227.06 'Estudios y trabajos técnicos', destinado a la descripción archivística de expedientes del fondo documental del Archivo. Este dato corresponde a los registros catalogados por la empresa adjudicataria durante los 9 últimos meses de contrato, ya que finalizó el 31 de agosto de 2019.
Respecto a la descripción archivística, hay que destacar 2.075 unidades documentales inventariadas por personal de la Agencia de Empleo, en una base de datos externa a AlbaláNet (Excel) correspondientes a expedientes de Vías Públicas (1960-1980).
Activities Selección de documentación a describir Contratación de servicio de apoyo Descripción y clasificación de documentos custodiados por el Archivo deVilla en el programa de gestión ALBALA para su di Indicators Budgeted Actual Descripción de documentos históricos (NÚMERO) 15,000 8,904 -
Mejorar la conservación y preservación de documentos y asegurar el correcto funcionamiento del Archivo
Este objetivo orientado a mantener los fondos documentales del Archivo en las mejores condiciones de conservación posible es de gran importancia. En el ejercicio de 2019 no se ha realizado ningún contrato para la restauración de libros del Padrón de Habitantes de Madrid custodiados en el Archivo de Villa.
También hay que indicar que el esfuerzo de cara a la preservación se ha centrado en la digitalización de documentación que se analiza más adelante.
Se han realizado 10.166 movimientos de fondos dentro de los depósitos con cargo al contrato compartido con Bibliotecas adjudicado por procedimiento abierto (300/2016/01292) y de cuya ejecución se da cuenta en la memoria correspondiente al programa de Bibliotecas y Patrimonio bibliográfico.
Además, se adquirieron materiales de conservación por un importe 8.228 euros con cargo al subconcepto 221.99, 'Otros suministros', lo que ha supuesto un 91,4% de ejecución. Estos materiales eran básicamente papeles y cartones especiales de diversas calidades, tamaños y gramajes y por tanto, la cifra alcanzada es muy superior a la estimada como previsión a diferencia de cuando se adquieren cajas o carpetas.
Se han restaurado expedientes que incluyen diseños de tarascas que se utilizaron en las procesiones del Corpus de los siglos XVII y XVIII por un valor de 6.776 euros, imputados a la partida 227.06.
Por otra parte, y con la finalidad de estudiar las distintas series documentales producidas por el Ayuntamiento para determinar si esa documentación tiene valor histórico por lo que debería ser conservada en el Archivo de Villa,
se ha imputado a la partida 227.06
de 'Estudios y trabajos técnicos' 4.500 euros.
En 2019 se ha seguido invirtiendo en la mejora de las instalaciones y equipamiento del Archivo de Villa,
de los elementos de almacenaje, de manera que los fondos en constante crecimiento por las transferencias continuas de documentación desde las distintas unidades del Ayuntamiento, resulten debidamente organizados y almacenados de forma que sean fácilmente accesibles y se asegure su correcta conservación. Así, con cargo al subconcepto 625.00 'Mobiliario y equipos de oficina', se adquirieron armarios, reconociéndose obligaciones por valor de 5.735 euros, a través del contrato derivado del acuerdo marco de compra de diverso mobiliario de oficina. Además se adquirieron a cargo de la partida 635.99 'Otro mobiliario y enseres (reforma y reposición)' estanterías para reposición por un valor de 4.997 euros.
No ha sido necesario realizar ninguna reparación de mobiliario y resulta difícil ajustar las previsiones en cuanto a número de muebles a reparar ya que en este ejercicio.
Activities Evaluación de necesidades Confección de cajas y carpetas de papel permanente (libre de ácido, phneutro) para conservación preventiva de documentos Adquisición de consumibles informáticos y de oficina Movimientos de fondos Compra y mantenimiento de mobiliario y equipos Indicators Budgeted Actual Materiales de conservación (legajos, carpetas) (NÚMERO) 1,000 4,000 Mobiliario adquirido (estanterías móviles, etc.) (NÚMERO) 4 4 -
Potenciar y mejorar el conocimiento de los servicios prestados por el Archivo de Villa, teniendo en cuenta la perspectiva de género.
Este objetivo se centra en conseguir aumentar el conocimiento del Archivo por parte de los ciudadanos. Conlleva el trabajo de actualización de la página web y redes sociales, la organización de actividades de difusión, conferencias, visitas guiadas, la participación en actividades técnicas como conferencias, exposiciones, grupos de trabajo o congresos, así como la digitalización de fondos libres de derechos para su difusión por Internet.
Desde el punto de vista presupuestario, solo una parte de estas acciones tienen un reflejo presupuestario fuera del capítulo 1. Así ocurre con la actualización de la página web, en la que en 2019 el número de visitas ha ascendido a 47.025, lo que supone un 27,8% más de consultas respecto al año anterior. Además, el Archivo cuenta con perfil en Facebook desde 2017 y en 2019 ha alcanzado la cifra de 1.873 accesos, lo que supone 309 participantes más que en 2018.
Tampoco tiene implicaciones presupuestarias la organización de actividades de difusión ni las vistas guiadas, habiéndose alcanzado la cifra de 100 visitas guiadas y 79 celebraciones de jornadas y reuniones técnicas, cumpliéndose el objetivo planteado. Algunas de las visitas guiadas se realizan a través del programa municipal Madrid, un libro abierto, el resto, se organizan con recursos personales propios del Archivo.
Por lo que respecta a la digitalización, se han digitalizado un total de 143.881 páginas, de las cuales 119.572 se han hecho en las instalaciones del propio Archivo de Villa y 24.309 se han realizado con recursos internos de la Biblioteca Digital Memoria de Madrid. Estas cifras se han sustanciado en la publicación a través de Internet, en la Biblioteca Digital Memoria de Madrid de 1.072 documentos.
Se ha alcanzado con creces las expectativas previstas para este ejercicio. También han crecido sobradamente respecto a 2019 las páginas digitalizadas por los servicios del propio Archivo de Villa y la Biblioteca Digital Memoria de Madrid.
Activities Mantenimiento y actualización de la página web para llegar al mayornúmero de usuarios posible, proporcionándoles informa Digitalización de documentos y acceso a los mismos a través de laBiblioteca Digital memoriademadrid Organización de actividades con perspectiva de género Indicators Budgeted Actual Visitas web (NÚMERO) 12,000 47,025 Documentos digitalizados (NÚMERO) 600 1,072 Páginas digitalizadas (NÚMERO) 150,000 119,572 Visitas guiadas y actividades (NÚMERO) 65 179 Actividades con perspectiva de género (NÚMERO) 2 2 -
Desarrollar el sistema de gestión documental del Ayuntamiento de Madrid
Sobre este objetivo hay que señalar que el avance en su implantación está siendo costoso por la complejidad que supone dar cumplimiento al Reglamento que regula el sistema de Gestión documental integral que abarca a toda la organización municipal.
Hasta la fecha se han realizado diversas acciones encaminadas a su puesta en marcha e implantación, que pasan todas por un trabajo de coordinación inter centros de considerable envergadura, que se está tratando de llevar a cabo a través de órganos colegiados creados al efecto, presididos y coordinados desde el Área de Gobierno de Cultura, Turismo y Deporte a través de su Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos.
Como ya se ha indicado en la introducción, por decreto de 7 de abril de 2017 de la Alcaldesa se creó la Comisión de Documentos y Archivos y se regula su composición y funcionamiento que exigía el Reglamento del Sistema Integral de Gestión documental y Archivos y el 9 de julio de 2018 tuvo lugar la reunión constitutiva de la Comisión de Documentos y Archivos, presidida por la Alcaldesa de Madrid. En la misma sesión se crearon dos grupos de trabajo: Grupo de trabajo de políticas de archivo y Grupo de trabajo de herramientas de archivo con vistas a ir avanzando en la realización de este proyecto.
El día 24 de enero de 2019 tuvo lugar la primera reunión del Grupo de Trabajo de Políticas de Archivo, con una alta participación de las áreas y organismos autónomos del Ayuntamiento. Durante la reunión se presentaron las líneas de trabajo del Grupo y la estructura de contenidos del espacio de gestión de archivos y documentos en Ayre y se acordó un plan de trabajo y un calendario de reuniones. En el contexto de este Grupo se han celebrado posteriormente varios encuentros entre el personal de la Subdirección General de Bibliotecas y Archivos, de la Subdirección General de Administración Electrónica y el IAM para avanzar en la preparación de contenidos relativos, entre otros aspectos, al protocolo de digitalización y al catálogo de procedimientos.
El 25 de octubre de 2019 se celebró la reunión constitutiva del Grupo Técnico, en la que se estudiaron dos propuestas de identificación y valoración de series documentales para presentar a la Comisión de Documentos y Archivos y, una vez aprobadas por ésta, al Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid. Asimismo, se preparó el borrador del orden del día de la próxima reunión de la Comisión y se elaboró una propuesta de reglas internas de funcionamiento de la Comisión y de su Grupo Técnico relativas al procedimiento para autorización de eliminación de documentos y comunicación con el Consejo de Archivos.
El 12 de diciembre se reunió en sesión ordinaria la Comisión de Documentos y Archivos del Ayuntamiento de Madrid. En esta reunión se acordó la designación de suplentes de las Vocalías en el Grupo Técnico y fueron aprobadas las propuestas de identificación y valoración de series presentadas, así como las reglas de funcionamiento de la propia Comisión y de su Grupo Técnico.
Abundando en la necesidad de conocer la situación de la documentación almacenada en los centros municipales, hay que señalar que el personal del Archivo de Villa ha visitado en varias ocasiones depósitos documentales de dependencias municipales con el fin de asesorarles con vistas a la posible transferencia al Archivo de Villa de parte de los fondos que han perdido su vigencia administrativa:
Equipo Quirúrgico Montesa, Junta Municipal de Distrito de Tetuán, Moncloa, Centro, Villaverde, Fuencarral, Barajas, Puente de Vallecas y Moratalaz; las áreas de Economía y Hacienda, Servicio de Inventario, Vicealcaldía; MADRID-SALUD. Inspección aguas de consumo;
Subdirección General de Protección de Datos, etc., en total 16 archivos visitados.
En este capítulo, las previsiones se han cumplido completamente. La Comisión de Archivos y Documentos se ha reunido el 12 de diciembre y previamente se han reunido el Grupo Técnico y el Grupo de Trabajo de Políticas de Archivo. Han podido ser estudiadas y evaluadas cuatro series documentales con vistas a la conservación de la documentación.
Así mismo se indica que se han preparado reglas internas de funcionamiento del
Grupo Técnico y de la propia Comisión. También se están elaborando la Normas específicas de transferencia de la documentación por parte de todas las dependencias del Ayuntamiento que serán aprobadas en la Comisión y publicadas en la intranet municipal.
Activities Estudio y evaluación de la documentación y los servicios de archivo delAyuntamiento de Madrid Reuniones de la Comisión de Documentos y Archivos Elaboración de normas, recomendaciones y directrices para promover lacorrecta gestión documental en el Ayuntamiento de M Indicators Budgeted Actual Reuniones de la Comisión de archivos y documentos (NÚMERO) 1 1 Normas y documentos elaborados (NÚMERO) 2 2
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Culture, Tourism and Sports
Goals
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Incrementar la descripción de fondos.
Este objetivo pretende incrementar el número de registros informatizados y mejorar de este modo el acceso a la documentación que conserva el Archivo de Villa, que procede de las distintas dependencias municipales.
Respecto a la descripción archivística, hay que destacar 3.262 unidades documentales descritas en Albalá por el personal del Archivo y de la Agencia para el Empleo correspondientes en su mayoría a licencias urbanísticas de obra y actividad.
Activities Selección de documentación a describir. Descripción y clasificación de documentos custodiados por el Archivo deVilla en el programa de gestión Albalá para su di Indicators Budgeted Actual Descripción de documentos históricos (NÚMERO) 2,500 3,262 -
Mejorar la conservación y preservación de documentos y asegurar el correcto funcionamiento del Archivo.
Este objetivo orientado a mantener los fondos documentales del Archivo en las mejores condiciones de conservación posible es de gran importancia. En el ejercicio de 2020 se realizó un contrato para la reintegración y limpieza de cinco expedientes de gran valor y antigüedad (Siglo XVII a 1931): planos originales de la Plaza Mayor, del Paseo de la Castellana, etc. por un importe de 6.219 euros, imputado a la partida 227.06.
Una de las acciones principales en cuanto a la preservación del patrimonio bibliográfico y documental es la conservación preventiva. Por este motivo, se han adquirido soportes de metacrilato de diferentes tamaños con el fin de asegurar el uso, consulta y exhibición de libros y documentos garantizando su seguridad y protección a la hora de manipularlos.
El importe ha ascendido a 1.452 euros que han sido cargados a la partida 625.99.
Con este mismo objetivo se han confeccionado carpetillas y legajos con papel y cartones especiales, de pH neutro, de distintas calidades y gramajes, en este caso proporcionados por la Imprenta Municipal.
En 2020 se ha seguido invirtiendo en la mejora de las instalaciones y equipamiento del Archivo de Villa de los elementos de almacenaje, de manera que los fondos en constante crecimiento por las transferencias continuas de documentación desde las distintas unidades del Ayuntamiento resulten debidamente organizados y ordenados, para que sean fácilmente accesibles y se asegure su correcta conservación. Así, con cargo al subconcepto 635.99 'Otro Mobiliario y enseres (Reforma y reposición)', se adquirieron 7 estanterías metálicas fijas para la reposición de otras existentes en varios depósitos del Archivo de Villa, reconociéndose obligaciones por valor de 6.455 euros.
No ha sido necesario realizar ninguna reparación de mobiliario. También hay que indicar que el esfuerzo de cara a la preservación se ha centrado en la digitalización de documentación que se analiza más adelante.
Por otra parte, se han realizado 10.851 movimientos de fondos dentro de los depósitos con cargo al contrato compartido con Bibliotecas adjudicado por procedimiento abierto (expediente 300/2016/01292) y de cuya ejecución se da cuenta en la memoria correspondiente al programa de Bibliotecas y Patrimonio bibliográfico.
Activities Evaluación de necesidades. Adquisición de cajas y carpetas de papel permanente (libre de ácido, PHneutro) para conservación preventiva de documento Adquisión de consumibles informáticos y de oficina. Movimiento de fondos. Compra y mantenimiento de mobiliario y equipos. Indicators Budgeted Actual Materiales de conservación (legajos, carpetas, etc.) (NÚMERO) 2,000 1,000 Mobiliario adquirido y/o reparado (estanterías, móviles,etc.) (NÚMERO) 2 7 -
Potenciar y mejorar el conocimiento de los servicios prestados por el Archivo de Villa.
Este objetivo se centra en conseguir aumentar el conocimiento del Archivo por parte de los ciudadanos. Conlleva el trabajo de actualización de la página web y redes sociales, la organización de actividades de difusión, conferencias, visitas guiadas, la participación en actividades técnicas como conferencias, exposiciones, grupos de trabajo o congresos, así como la digitalización de fondos libres de derechos para su difusión por Internet.
Un elemento imprescindible para facilitar el acceso de la ciudadanía a los fondos documentales del Archivo de Villa es a través de su catálogo en línea. En 2017 se contrató el módulo recolector de registros MediaSearch destinado a la difusión en la web de documentos del Archivo de Villa gestionados en su programa integrado de gestión documental Albalá. Una vez terminada la vigencia del mantenimiento de este módulo incluido en el contrato de implementación, en 2020 fue necesario contratar el mantenimiento anual del mismo por un importe de 2.977 euros cargados a la partida 216.00, de los cuales 248 euros corresponden al mes de noviembre de 2020, el resto a 2021.
En este sentido, hay que resaltar que desde el punto de vista presupuestario la mayor parte de las acciones encaminadas a cumplir con este objetivo tiene reflejo únicamente en el capítulo 1. Así, hay que mencionar que el personal del Archivo ha actualizado los contenidos de la página web, si bien en 2020, debido a la situación extraordinaria de crisis sanitaria producida por la COVID 19, ha descendido el número de visitas a la web a 20.870, lo que supone un 55,6% menos de consultas respecto al año anterior. Por otra parte, también hay que tener en cuenta que el Archivo cuenta con perfil en la red social Facebook desde 2015, otro medio de difusión ampliamente extendido en las instituciones municipales, y en 2020 ha alcanzado la cifra de 2.192 accesos, lo que supone 211 participantes más que en 2019.
Tampoco tiene implicaciones presupuestarias la organización de actividades de difusión. En 2020 se han realizado 31 visitas guiadas con un número total de 468 visitantes y 88 celebraciones de jornadas y reuniones técnicas, cumpliéndose el objetivo planteado. Algunas de las visitas guiadas se realizan a través del programa municipal Madrid, un libro abierto, el resto, se organizan con recursos personales propios del Archivo.
Por lo que respecta a la digitalización, se ha preparado una selección de 704 documentos para su remisión a la Biblioteca Digital Memoria de Madrid y se ha digitalizado un total de 115.354 páginas en las instalaciones del propio Archivo de Villa. Estas cifras se han sustanciado en la publicación a través de Internet, en la Biblioteca Digital Memoria de Madrid de 1.699 documentos.
Para a llevar a cabo la digitalización de documentos el Archivo de Villa cuenta desde hace años con un escáner Copybook de blanco y negro que en 2020 ha sido necesario adaptarlo para reproducir en color sustituyendo la cámara e implementando un software para la gestión de imágenes en color. Este gasto se ha cargado a la partida 636.01 'Equipos para procesos de datos (reformas y reparaciones)' por un importe de 17.497 euros.
A la vista de los resultados siguientes, no se han conseguido todas las metas previstas para 2020 por las razones antes expuestas. Sí, en cambio, se ha conseguido cumplir e incluso superar las previsiones de documentos completos publicados en la Biblioteca Digital Memoria de Madrid.
Por otra parte, el Archivo al igual que el resto de las instituciones patrimoniales del Ayuntamiento ha colaborado en varias exposiciones temporales organizadas por el propio Ayuntamiento u otras entidades, entre las que destacan las siguientes: Arca: Lecturas contemporáneas del Archivo de Villa (Centro Conde Duque); Hilos, cajas negras y fetiches urbanos (Centro Centro); Con descuido cuidadoso: el universo del actor en tiempos de Cervantes (Museo Casa Natal de Cervantes); El Palacio de Fernán Núñez: Un recorrido histórico y visual (Fundación de Ferrocarriles Españoles).
Activities Mantenimiento y actualización de la página web para llegar al mayornúmero de usuarios posible, proporcionándoles informa Digitalización de documentos y acceso a los mismos a través de laBiblioteca Digital Memoria de Madrid. Organización de actividades de difusión. Indicators Budgeted Actual Visitas web (NÚMERO) 35,000 20,870 Documentos digitalizados (NÚMERO) 500 1,699 Páginas digitalizadas (NÚMERO) 200,000 115,354 Visitas guiadas y actividades (NÚMERO) 100 31 -
Desarrollar el sistema de gestión documental del Ayuntamiento de Madrid.
El Área de Gobierno de Cultura, Turismo y Deporte participa del desarrollo del Sistema Integral de Gestión Documental y Archivos del Ayuntamiento de Madrid a través de la Comisión de Documentos y Archivos (CDA), órgano colegiado encargado de su coordinación.
De conformidad con lo establecido en el Decreto de 7 de abril de 2017 de la Alcaldía, de creación de la Comisión de Documentos y Archivos y regulación de su composición y funcionamiento, corresponde a la persona titular del área de gobierno competente en materia de archivos la presidencia de este órgano. De igual modo, la secretaría de la CDA corresponde a personal funcionario adscrito a esta área de gobierno. Asimismo, corresponde al Área de Gobierno de Cultura, Turismo y Deporte, a través de su Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos, dotar de los medios personales y recursos necesarios para su funcionamiento a este órgano colegiado.
Debido a las circunstancias extraordinarias motivadas por el COVID-19, la Comisión de Documentos y Archivos tuvo una única reunión plenaria en 2020, el 5 de noviembre (precedida de una reunión de su grupo técnico el 8 de octubre de 2020, destinada a su preparación). En ella se aprobaron las propuestas de identificación y valoración de cuatro series documentales que suponen más de un kilómetro y medio de documentos en papel y 6 terabytes de ficheros informáticos. Buena parte de estos podrán ser eliminados siguiendo el procedimiento legalmente establecido, con el consiguiente beneficio en términos económicos y de eficiencia y el mínimo perjuicio para la memoria documental de la institución.
Para proseguir en estos trabajos, el Grupo de Trabajo de Políticas de Archivo se transformó en 2020 en Grupo de Trabajo de Valoración de Series, que se reunió en dos ocasiones. En el seno de este se han constituido cinco subgrupos, que llevarán a cabo otras tantas líneas de trabajo en materia de elaboración de estudios de identificación y valoración de series.
En este año se desplegaron también distintos canales de comunicación interna y difusión, encaminados a facilitar el funcionamiento de la Comisión de forma telemática: un buzón de correo electrónico, un espacio en la intranet Ayre, un sitio en el Sharepoint municipal y un equipo en Teams.
Desde la Secretaría de la CDA se ha iniciado en 2020 la revisión de la normativa municipal vigente en materia de gestión documental y archivos, con vistas a su elevación a los órganos municipales correspondientes en 2022. Un primer análisis ha detectado ya una serie de elementos que habrán de modificarse o desarrollarse.
Comenzó también en 2020 la elaboración de diversas normas técnicas y políticas de gestión documental: el protocolo de digitalización del Ayuntamiento y las normas de transferencia de documentos en papel. Se espera que ambos textos se encuentren terminados y aprobados a lo largo de 2021.
Se impartieron tres cursos en materia de gestión de documentos y archivos dentro del Plan de Formación del Ayuntamiento de 2020: - Estudios de Identificación y Valoración de series documentales - Los archivos municipales en el sistema archivístico español. El sistema de archivos en el Ayuntamiento de Madrid - El archivo electrónico. Situación en el Ayuntamiento de Madrid
Estas acciones formativas son abiertas a todo el personal municipal que desempeña funciones relacionadas con la gestión documental y los archivos, independientemente de su adscripción orgánica.
La Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos, como representante del sistema de archivos del Ayuntamiento de Madrid en el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, órgano consultivo y asesor de la Comunidad de Madrid en materia de Archivos y Patrimonio Documental, participó en 2020 de forma activa en diversos grupos de trabajo del mismo, concretamente en la Mesa de Trabajo sobre Valoración de Documentos Electrónicos y en la Mesa de Trabajo sobre Valoración de Documentos de la Administración Local de la Comunidad de Madrid.
Con el fin de conocer la situación de la documentación almacenada en los centros municipales, hay que señalar que el personal del Archivo de Villa ha visitado en varias ocasiones depósitos documentales de dependencias municipales para asesorarles con vistas a la posible transferencia al Archivo de Villa de parte de los fondos que han perdido su vigencia administrativa: Área de Gobierno de Obras y Equipamientos; Protección de Datos; Comisión Liquidadora del Consorcio-Chamartín y Bomberos. Además, el Archivo ha asesorado de forma telemática a la Agencia para el Empleo, el Servicio de Cartografía Municipal, el Servicio Jurídico de Medio Ambiente y la Junta Municipal de Puente de Vallecas.
En este capítulo, las previsiones se han cumplido completamente.
Activities Estudio y evaluación de la documentación y los servicios de archivo delAyuntamiento de Madrid. Reuniones de la Comisión de Documentos y Archivos y de los grupos detrabajo. Elaboración de normas, recomendaciones, valoraciones de series,directrices, etc. para promover la correcta gestión docum Indicators Budgeted Actual Grupos de trabajo constituidos (NÚMERO) 1 1 Normas y documentos aprobados (NÚMERO) 2 4
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Culture, Tourism and Sports
Goals
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Incrementar la descripción de fondos.
Este objetivo pretende incrementar el número de registros informatizados y mejorar de este modo el acceso a la documentación que conserva el Archivo de Villa, que procede de las distintas dependencias municipales.
Respecto a la descripción archivística, hay que destacar 2.820 unidades documentales descritas en Albalá por el personal del Archivo, la Agencia para el Empleo y los funcionarios interinos que integran el Plan de Empleo Temporal 2019-2021, correspondientes en su mayoría a licencias urbanísticas de obra y actividad.
Activities Selección de documentación a describir. Descripción y clasificación de documentos custodiados por el Archivo deVilla en el programa de gestión Albalá para su di Indicators Budgeted Actual Descripción de documentos históricos (NÚMERO) 2,500 2,820 -
Mejorar la conservación y preservación de documentos y asegurar el correcto funcionamiento del Archivo.
Este objetivo, orientado a mantener los fondos documentales del Archivo en las mejores condiciones de conservación posible, es de gran importancia. En el ejercicio de 2021 se ha realizado en las instalaciones del Archivo de Villa una exploración mediante diferentes técnicas de inspección para determinar si hay actividad biológica de insectos xilófagos que pudieran poner en peligro la documentación custodiada, comprobar la magnitud del problema si lo hubiera y adoptar las medidas oportunas. El importe de estudio ha ascendido a 1.046 euros, que han sido cargados a la partida 227.06.
Una de las acciones principales en cuanto a la preservación del patrimonio bibliográfico y documental es la conservación preventiva. Con este objetivo se han adquirido 345 cajas de almacenamiento de fondos documentales en cartón box board con reserva alcalina por un importe de 4.840 euros con cargo a la partida 221.99.
Con la misma finalidad, la Imprenta Municipal Artes del Libro ha confeccionado 2.000 carpetillas de papel neutro para expedientes y 1.928 legajos y ha facilitado 684 hojas de papel barrera para la elaboración de testigos.
También por parte de la Imprenta Municipal se ha realizado la reintegración y limpieza de 50 planos y expedientes para la exposición 'Luis Bellido: arquitecto municipal de Madrid (1905-1939)' y de 21 diseños antiguos del Puente de Toledo.
Por otra parte, se han realizado 30.550 movimientos de fondos dentro de los depósitos con la finalidad de reacomodarlos y facilitar el acceso a los mismos y su manipulación, contribuyendo de este modo a su conservación preventiva. Esto se ha llevado a cabo con cargo al contrato abierto (expediente 300/2016/01292), de cuya ejecución se da cuenta en la memoria correspondiente al programa de Bibliotecas y Patrimonio Bibliográfico.
No se ha realizado ninguna reparación de mobiliario.
Hay que indicar que el esfuerzo de cara a la preservación se ha complementado con la digitalización de documentación que se analiza más adelante.
Activities Adquisición y mantenimiento de otros elementos para asegurar elfuncionamiento de los servicios (seguros, material de apo Adquisición de cajas y carpetas de papel permanente (libre de ácido, PHneutro) para conservación preventiva de documento Adquisión de consumibles informáticos y de oficina. Movimiento de fondos. Compra y mantenimiento de mobiliario y equipos. Indicators Budgeted Actual Materiales de conservación (legajos, carpetas, etc.) (NÚMERO) 2,000 4,957 Mobiliario adquirido y/o reparado (estanterías, móviles,etc.) (NÚMERO) 2 0 -
Potenciar y mejorar el conocimiento de los servicios prestados por el Archivo de Villa.
Este objetivo se centra en conseguir aumentar el conocimiento del Archivo por parte de los ciudadanos. Conlleva el trabajo de actualización de la página web y redes sociales, la organización de actividades de difusión, como visitas guiadas, y la participación en actividades técnicas, como conferencias, exposiciones, grupos de trabajo o congresos. Incluye además la digitalización de fondos exentos de protección de datos para su difusión por Internet.
Un instrumento imprescindible para facilitar el acceso de la ciudadanía a los fondos documentales del Archivo de Villa es su catálogo en línea. En 2017 se adquirió el módulo recolector de registros MediaSearch, destinado a la difusión en la web de documentos del Archivo de Villa gestionados en su programa integrado de gestión documental Albalá. Una vez terminada la vigencia del mantenimiento de este módulo incluido en el contrato de implementación, en 2020 fue necesario contratar el mantenimiento anual del mismo por un importe de 2.977 euros cargados a la partida 216.00, de los cuales 2.729 euros corresponden a 2021.
Sin embargo, desde el punto de vista presupuestario la mayor parte de las acciones encaminadas a cumplir con este objetivo tiene reflejo únicamente en el capítulo 1, ya que es el personal del Archivo quien ha actualizado los contenidos del catálogo en línea, de la página web y de las redes sociales. En 2021 se han registrado 56.141 visitas a la web, lo que supone un incremento del 169% con respecto al año anterior. El catálogo en línea ha recibido un total de 20.088 visitas.
El Archivo cuenta con perfil en la red social Facebook desde 2015, otro medio de difusión ampliamente extendido en las instituciones municipales, y en 2021 ha alcanzado la cifra de 2.713 seguidores, lo que supone 521 participantes más que en 2020. Desde junio de 2021, el Archivo tiene también página en Instagram, con 844 seguidores.
Tampoco ha tenido implicaciones presupuestarias la organización de actividades de difusión. En 2021 las restricciones de aforo por el Covid han limitado a 8 el número de visitas guiadas presenciales, con un total de 80 visitantes. Se han celebrado, asimismo, visitas virtuales dentro del programa municipal 'Madrid, un libro abierto', con 215 participantes.
El Archivo, al igual que el resto de las instituciones patrimoniales del Ayuntamiento, ha colaborado en varias exposiciones temporales organizadas por el propio Ayuntamiento u otras entidades, entre las que destacan, además de la dedicada a Luis Bellido, ya mencionada, las siguientes: 'La ciudad del futuro: De la huerta a la mesa', 'Madrid Acuosa' y 'El Madrid de Sabatini. La construcción de una capital europea (1760-1797)'.
Por lo que respecta a la digitalización de los fondos, se han digitalizado un total de 56.047 páginas en la Biblioteca Digital Memoria de Madrid, que se han sustanciado en la publicación en Internet de 1.351 documentos. Además, se han digitalizado otras 145.403 páginas con los escáneres del Archivo de Villa, cuyo mantenimiento se realiza con cargo a la partida 216.00, por un importe de 1.270 euros.
Por otra parte, en el marco del 'Convenio entre el Ayuntamiento de Madrid y FamilySearch International para la digitalización e indexación de documentos que forman parte del patrimonio documental madrileño' se han digitalizado 7.231.117 páginas correspondientes a documentación genealógica.
A la vista de los resultados, no se han conseguido todas las metas previstas para 2021 por las razones antes expuestas. Sí, en cambio, se han superado considerablemente las previsiones en digitalización de documentos.
Activities Mantenimiento y actualización de la página web para llegar al mayornúmero de usuarios posible, proporcionándoles informa Digitalización de documentos y acceso a los mismos a través de laBiblioteca Digital Memoria de Madrid. Organización de actividades de difusión. Indicators Budgeted Actual Visitas web (NÚMERO) 35,000 56,141 Documentos digitalizados (NÚMERO) 500 1,351 Páginas digitalizadas (NÚMERO) 200,000 7,432,567 Visitas guiadas y actividades (NÚMERO) 100 18 -
Desarrollar el sistema de gestión documental del Ayuntamiento de Madrid.
El Área de Gobierno de Cultura, Turismo y Deporte participa del desarrollo del Sistema Integral de Gestión Documental y Archivos del Ayuntamiento de Madrid a través de la Comisión de Documentos y Archivos (CDA), órgano colegiado encargado de su coordinación.
De conformidad con lo establecido en el Decreto de 7 de abril de 2017 de la Alcaldía, de creación de la Comisión de Documentos y Archivos y regulación de su composición y funcionamiento, corresponde a la persona titular del área de gobierno competente en materia de archivos la presidencia de este órgano. De igual modo, la secretaría de la CDA corresponde a personal funcionario adscrito a este área de gobierno.
Asimismo, corresponde al Área de Gobierno de Cultura, Turismo y Deporte, a través de su Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos, dotar de los medios personales y recursos necesarios para su funcionamiento a este órgano colegiado.
La Comisión de Documentos y Archivos ha celebrado dos reuniones plenarias ordinarias y una extraordinaria en 2021. En la reunión ordinaria del 28 de junio se aprobaron el documento de líneas de actuación de la Comisión para el periodo 2021-2023, el primer borrador del Protocolo de digitalización segura del Ayuntamiento de Madrid y la creación de dos nuevos grupos de trabajo: el de Valoración orientada a datos y el de Implementación de un sistema de gestión para los documentos en el ámbito de SAMUR-PC.
El 14 de septiembre, en sesión extraordinaria, se revisó el borrador del Protocolo de digitalización segura del Ayuntamiento de Madrid, que fue aprobado por Acuerdo de 16 de diciembre de 2021 de la Junta de Gobierno de la Ciudad de Madrid. La aprobación de este instrumento supone un nuevo paso en la transformación digital de la Administración municipal, que se suma a la política de identificación y firma electrónicas y a las directrices comunes para el desarrollo de actuaciones administrativas automatizadas en los servicios municipales, recientemente aprobadas. La aplicación del Protocolo contribuye a la interoperabilidad en lo referido al intercambio de documentos y expedientes entre los distintos órganos de la Administración municipal y con las entidades u organismos vinculados o dependientes de este, así como entre el Ayuntamiento de Madrid y otras Administraciones públicas, órganos judiciales y de control externo y otros órganos constitucionales y estatutarios.
Finalmente, el 16 de diciembre se aprobaron, en sesión ordinaria, tres propuestas de valoración de series documentales y se acordó la creación del Grupo de Trabajo de Archivo Electrónico. El 2 de diciembre de 2021 el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid aprobó la tabla de valoración de la serie documental de Expedientes de ayudas de acción social.
Por lo que respecta a los grupos de trabajo de la CDA, hay que reseñar una reunión del subgrupo de Historias Clínicas del personal municipal del GT de Valoración de Series y las tres reuniones del grupo técnico preparatorias de cada una de las sesiones plenarias. En el marco de las tareas del Grupo de Trabajo de Archivo Electrónico se ha continuado con la revisión del cuadro de clasificación que da soporte al Archivo Electrónico del Ayuntamiento, y se ha mejorado el protocolo para el alta de series en el mismo.
Se impartieron tres cursos en materia de gestión de documentos y archivos dentro del Plan de Formación del Ayuntamiento de 2021:
Estudios de Identificación y Valoración de series documentales.
Los archivos municipales en el sistema archivístico español. El sistema de archivos en el Ayuntamiento de Madrid.
El archivo electrónico. Situación en el Ayuntamiento de Madrid.
Estas acciones formativas son abiertas a todo el personal municipal que desempeña funciones relacionadas con la gestión documental y los archivos, independientemente de su adscripción orgánica.
La Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos, como representante del sistema de archivos del Ayuntamiento en el Consejo de Archivos, órgano consultivo y asesor de la Comunidad de Madrid en materia de archivos y patrimonio documental, ha participado en 2021 de forma activa en diversos grupos de trabajo del mismo, concretamente en la Mesa de Trabajo sobre Valoración de Documentos Electrónicos y en la Mesa de Trabajo sobre Valoración de Documentos de la Administración Local de la Comunidad de Madrid.
En este objetivo las previsiones se han cumplido, excepto en lo que se refiere a los Estudios de Identificación y Valoración presentados al Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, indicador que no ha podido alcanzarse porque no fue posible convocar la Comisión de Documentos y Archivos con la antelación suficiente a la reunión del Consejo.
Activities Estudio y evaluación de la documentación y los servicios de archivo delAyuntamiento de Madrid. Reuniones de la Comisión de Documentos y Archivos y de los grupos detrabajo. Elaboración de normas, recomendaciones, valoraciones de series,directrices, etc. para promover la correcta gestión docum Indicators Budgeted Actual Coordinación de cursos de formación en materia de gestión documental y archivos (NÚMERO) 3 3 Estudios de identificación y Valoración presentados al Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid (NÚMERO) 5 1 Reuniones de los grupos de trabajo de la Comisión de Documentos y Archivos (NÚMERO) 4 4 Reuniones de la Comisión de Documentos y Archivos (NÚMERO) 2 3 Normas y documentos aprobados (NÚMERO) 2 5
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Culture, Tourism and Sports
Goals
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Incrementar la descripción de fondos
Este objetivo pretende incrementar el número de registros informatizados y mejorar de este modo el acceso a la documentación que conserva el Archivo de Villa, que procede de las distintas dependencias municipales.
Respecto a la descripción archivística, hay que destacar 7.493 unidades documentales descritas en Albalá, de las que 4.666 corresponden al contrato abierto de descripción 300/2021/00186 y el resto a las realizadas por el personal del Archivo y de la Agencia para el Empleo, correspondientes en su mayoría a licencias urbanísticas de obra y actividad.
Activities Selección de documentación a describir. Descripción y clasificación de documentos custodiados por el Archivo deVilla en el programa de gestión Albalá para su di Indicators Budgeted Actual Descripción de documentos históricos (NÚMERO) 3,200 7,493 -
Mejorar la conservación y preservación de documentos y asegurar el correcto funcionamiento del Archivo
Este objetivo es de gran importancia, ya que una de las acciones principales en cuanto a la correcta gestión del patrimonio documental es la conservación preventiva y la restauración de los fondos. En 2022, la Imprenta Municipal Artes del Libro ha confeccionado, con este objetivo, 1.020 legajos y 1.928 tapas de legajos para facilitar la protección de la documentación y ha llevado a cabo 63 restauraciones de planos y expedientes.
Por otra parte, se han realizado 12.019 movimientos de fondos dentro de los depósitos con la finalidad de reacomodarlos y facilitar el acceso a los mismos y su manipulación, contribuyendo de este modo a su conservación preventiva. Además, con cargo a la partida 227.06, se han destruido 8.635 cajas de documentación siguiendo la normativa vigente, con lo que se han liberado 949 metros lineales de estantería en los depósitos, con un coste total de 105 euros (contrato menor 191202200719).
Asimismo, mediante el contrato menor 191202200720 se ha adquirido una plataforma elevadora para facilitar la manipulación, carga y transporte de los fondos documentales en los depósitos, por un importe de 3.277 con cargo a la partida 635.99.
En cuanto a la reparación de mobiliario, con el contrato menor 191202200484 se ha arreglado un tramo de estanterías móviles compactas que no funcionaba correctamente. El coste ha sido de 1.597 euros, imputables a la partida 215.00.
El esfuerzo de cara a la preservación se ha complementado con la digitalización de documentación que se analiza más adelante.
Activities Evaluación de necesidades Adquisición de cajas y carpetas de papel permanente (libre de ácido, PHneutro) para conservación preventiva de documento Adquisión de consumibles informáticos y de oficina. Movimiento de fondos. Compra y mantenimiento de mobiliario y equipos. Indicators Budgeted Actual Materiales de conservación (legajos, carpetas, etc.) (NÚMERO) 2,000 2,948 Mobiliario adquirido y/o reparado (estanterías, móviles,etc.) (NÚMERO) 2 1 -
Potenciar y mejorar el conocimiento de los servicios prestados por el Archivo de Villa
Este objetivo se centra en conseguir aumentar el conocimiento del Archivo por parte de los ciudadanos. Conlleva el trabajo de actualización de la página web y las redes sociales, la organización de actividades de difusión, como visitas guiadas o talleres, y la participación en actividades técnicas, como conferencias, exposiciones, grupos de trabajo o congresos. Incluye además la digitalización de fondos exentos de protección de datos para su difusión por Internet.
Un instrumento imprescindible para facilitar el acceso de la ciudadanía a los fondos documentales del Archivo de Villa es su catálogo en línea. En 2017 se adquirió el módulo recolector de registros MediaSearch, destinado a la difusión en la web de documentos del Archivo de Villa gestionados en su programa integrado de gestión documental Albalá. Una vez terminada la vigencia del mantenimiento de este módulo, ha sido necesario contratarlo por un importe de 3.690 euros cargados a la partida 216.00, de los cuales 2.460 euros corresponden a 2022 (expediente 191202200212).
Sin embargo, desde el punto de vista presupuestario la mayor parte de las acciones encaminadas a cumplir con este objetivo tiene reflejo únicamente en el capítulo 1, ya que es el personal del Archivo quien ha actualizado los contenidos del catálogo en línea, de la página web y de las redes sociales. En 2022 se han registrado 75.185 visitas a la web, lo que supone un incremento del 34% con respecto al año anterior, que fueron 56.141 visitas. El catálogo en línea ha recibido un total de 35.229 visitas.
El Archivo cuenta con perfil en la red social Facebook desde 2015, otro medio de difusión ampliamente extendido en las instituciones municipales, y en 2022 ha alcanzado la cifra de 3.266 seguidores, lo que supone 553 participantes más que en 2021. Desde junio de 2021, el Archivo tiene también página en Instagram, con 1.499 seguidores.
Tampoco ha tenido implicaciones presupuestarias la organización de actividades de difusión. En 2022 se han realizado 43 visitas guiadas presenciales, con un total de 605 visitantes.
El Archivo, al igual que el resto de las instituciones patrimoniales del Ayuntamiento, ha colaborado en varias exposiciones temporales organizadas por el propio Ayuntamiento u otras entidades, entre las que destacan 'Juan Moya Idígoras. La arquitectura de las artes aplicadas' y 'Madrid 1800-1833: ideales y proyectos para una capital de la época de las revoluciones'.
Por lo que respecta a la digitalización de los fondos, se han digitalizado un total de 146.389 páginas en la Biblioteca Digital Memoria de Madrid, que se han sustanciado en la publicación en Internet de 1.281 documentos. Además, se han digitalizado otras 162.751 páginas con los escáneres del Archivo de Villa, para lo que ha sido necesaria la tramitación del contrato menor 191202200509 para la reparación de uno de los dos que tiene el Archivo, con cargo a la partida 216.00, por un importe de 248 euros.
Por otra parte, en el marco del 'Convenio entre el Ayuntamiento de Madrid y FamilySearch International para la digitalización e indexación de documentos que forman parte del patrimonio documental madrileño', se han digitalizado 12.848.490 páginas correspondientes a documentación genealógica.
Por lo que respecta al suministro de mobiliario, no ha sido necesaria su adquisición en 2022.
Activities Mantenimiento y actualización de la página web para llegar al mayornúmero de usuarios posible, proporcionándoles informa Digitalización de documentos y acceso a los mismos a través de laBiblioteca Digital Memoria de Madrid. Organización de actividades de difusión. Indicators Budgeted Actual Visitas web (NÚMERO) 48,000 75,185 Seguidores redes sociales (NÚMERO) 3,000 4,765 Documentos digitalizados (NÚMERO) 1,000 1,281 Páginas digitalizadas (NÚMERO) 115,000 13,157,630 Visitas guiadas y actividades (NÚMERO) 40 43 Suministro de mobiliario (NÚMERO) 5 0 -
Desarrollar el sistema de gestión documental del Ayuntamiento de Madrid
El Área de Gobierno de Cultura, Turismo y Deporte ostenta la competencia de coordinación del sistema municipal de archivos, en el marco del Reglamento del Sistema Integral de Gestión Documental y Archivos del Ayuntamiento de Madrid. Una competencia de carácter transversal, vital para el correcto funcionamiento de la Administración municipal y de los procedimientos y servicios que se prestan a la ciudadanía, transcendiendo las funciones de conservación y difusión del patrimonio documental.
En el desarrollo de esta competencia de coordinación del sistema, la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos lleva a cabo diferentes tipos de actividad. Por un lado, elabora propuestas de normas, políticas y reglamentos relativos a la gestión de documentos y archivos y, por otro, proporciona asesoramiento técnico sobre estas materias a los diferentes órganos y organismos públicos del Ayuntamiento de Madrid.
En años anteriores, estas tareas se centraron especialmente en la elaboración de estudios de identificación y valoración de series documentales. En 2022, sin embargo, el objetivo de desarrollo del sistema de gestión documental se ha enfocado a la implantación del Archivo Electrónico del Ayuntamiento de Madrid, lo que ha supuesto un descenso en el cumplimiento de los indicadores definidos inicialmente.
En este año se ha consolidado el procedimiento de petición de alta de series en el Archivo Electrónico, habiéndose informado al respecto de casi cincuenta peticiones ordinarias, proponiendo la creación de las series pertinentes y su organización en el Archivo. Además de estas peticiones ordinarias, se han tenido que atender otras peticiones derivadas de cambios en los sistemas de tramitación por obsolescencia de aplicaciones, que supusieron la creación de otras cincuenta series.
El carácter transversal de la función archivística se manifiesta también en la Comisión de Documentos y Archivos, órgano colegiado del Sistema Integral de Gestión Documental y Archivos del Ayuntamiento de Madrid, en el que está representada toda la organización municipal. De conformidad con lo establecido en el Decreto de 7 de abril de 2017 de Alcaldía por el que se crea la Comisión de Documentos y Archivos y se regula su composición y funcionamiento, la presidencia de este órgano corresponde a la persona titular del área de gobierno competente en materia de archivos, recayendo su secretaría en personal funcionario adscrito a dicha área de gobierno. Corresponde también al Área de Gobierno de Cultura, Turismo y Deporte, a través de su Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos, dotar de los medios personales y recursos necesarios para su funcionamiento a este órgano colegiado.
La Comisión de Documentos y Archivos celebró una única reunión plenaria ordinaria el 25 de mayo de 2022, en la que se aprobó la propuesta de valoración y eliminación de la serie documental 'Expedientes de responsabilidad patrimonial'. Además de la reunión previa a la Comisión de su Grupo Técnico, se celebraron otras dos reuniones de los grupos de trabajo.
La Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos se encarga de la interlocución y representación del sistema de archivos del Ayuntamiento de Madrid en el Consejo de Archivos, órgano consultivo y asesor de la Comunidad de Madrid en materia de archivos y patrimonio documental. En 2022 se presentaron a este órgano por parte del Ayuntamiento de Madrid dos propuestas de valoración y cuatro propuestas de eliminación de series documentales.
También en el marco del Consejo de Archivos se ha seguido participando de forma activa en sus grupos de trabajo, concretamente en la Mesa de Trabajo sobre Valoración de Documentos Electrónicos y en la Mesa de Trabajo sobre Valoración de Documentos de la Administración Local de la Comunidad de Madrid. Además, mediante Orden 2160/2022, de 8 de noviembre, de la Consejera de Cultura, Turismo y Deporte, se designó a un funcionario de la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos como vocal del Consejo, en representación de los municipios madrileños, a propuesta de la Federación de Municipios de Madrid.
Se impartieron cuatro acciones formativas específicas en materia de archivos y gestión documental dentro del Plan de Formación del Ayuntamiento para 2022: Estudios de Identificación y Valoración de series documentales; Los archivos municipales en el sistema archivístico español. El sistema de archivos en el Ayuntamiento de Madrid; El archivo electrónico. Situación en el Ayuntamiento de Madrid; y Descripción archivística normalizada.
El 4 de octubre tuvo lugar, además, en el Centro de Cultura Contemporánea Conde Duque la primera edición de la Jornada de Innovación en Archivos InnovArchivos con gran éxito tanto por el número de asistentes como por el nivel de las ponencias y experiencias presentadas a lo largo de las sesiones. Su organización se realizó con cargo a las partidas 226.06 (ponencias y catering) y 227.06 (megafonía y videograbación), por un importe total de 7.472 euros. Las ponencias se contrataron mediante ACF y el catering y la megafonía y videograbación mediante contrato menor (191202200607 y 191202200568, respectivamente).
Activities Elaboración de normas, recomendaciones, valoraciones de series,directrices, etc. para promover la correcta gestión docum Estudio y evaluación de la documentación y los servicios de archivo del Ayuntamiento de Madrid Convocatoria y gestión de las reuniones de la Comisión de Documentos y Archivos y de grupos de trabajo Impulso de la elaboración de Estudios de Identificación de series documentales Diseño y coordinación de acciones formativas en materia de gestión y archivos Indicators Budgeted Actual Coordinación de cursos de formación en materia de gestión documental y archivos (NÚMERO) 5 5 Estudios de identificación y Valoración presentados al Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid (NÚMERO) 5 1 Reuniones de los grupos de trabajo de la Comisión de Documentos y Archivos (NÚMERO) 4 3 Reuniones de la Comisión de Documentos y Archivos (NÚMERO) 2 1 Normas y documentos aprobados (NÚMERO) 2 0 -
Potenciar la investigación en el Archivo de Villa
Con el objetivo de potenciar la investigación en las instituciones dependientes de la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos y contribuir a la formación de profesionales que recientemente hayan completado sus estudios superiores, se convocó, con cargo a la partida 482.01 y por un importe de 6.230 euros, una beca de investigación en los fondos documentales del Archivo de Villa.
La finalidad de la beca ha consistido en investigar el origen y formación de las corporaciones municipales en el periodo comprendido desde el inicio del siglo XX hasta el final de la Guerra Civil mediante el estudio de los libros de acuerdos y otras fuentes documentales administrativas conservadas en el Archivo, identificando los protagonistas del devenir histórico y político de esta época, en beneficio de la propia institución, el Archivo de Villa, y en general del Ayuntamiento de Madrid, y ponerla a disposición de la ciudadanía y la investigación.
Activities Convocatoria de la beca Fallo de la Comisión de valoración Concesión Realización de la investigación Pago Indicators Budgeted Actual Becas convocadas (NÚMERO) 1 1
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Culture, Tourism and Sports
Goals
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Incrementar la descripción de fondos
Este objetivo pretende incrementar el número de registros informatizados y mejorar de este modo el acceso a la documentación que conserva el Archivo de Villa, que procede de las distintas dependencias municipales.
Respecto a la descripción archivística, hay que destacar 7.903 unidades documentales descritas en Albalá, de las que 7.029 corresponden al contrato abierto de descripción 300/2021/00186 y el resto a las realizadas por el personal del Archivo y de la Agencia para el Empleo, correspondientes en su mayoría a licencias urbanísticas de obra y actividad.
Activities Selección de documentación a describir. Descripción y clasificación de documentos custodiados por el Archivo deVilla en el programa de gestión Albalá para su di Indicators Budgeted Actual Descripción de documentos históricos (NÚMERO) 3,200 7,903 -
Mejorar la conservación y preservación de documentos y asegurar el correcto funcionamiento del Archivo
Este objetivo es de gran importancia, ya que una de las acciones principales en cuanto a la correcta gestión del patrimonio documental es la conservación preventiva y la restauración de los fondos.
Por lo que respecta a la conservación preventiva, en 2023 la Imprenta Municipal Artes del Libro ha confeccionado, con este objetivo, 1.400 legajos y 1.400 tapas de legajos para facilitar la protección de la documentación.
Con el mismo fin de asegurar la conservación preventiva de la documentación, se han adquirido, con cargo a la partida 635.99, las estanterías móviles necesarias para renovar el mobiliario de la sala 8 del sótano primero del Archivo mediante el contrato basado 191202300209 (AM 1/2019 para el suministro de mobiliario de despacho y complementario, de archivo, de bibliotecas, mamparas, clínico y geriátrico, y de laboratorio), con un coste total de 71.874 euros. Además, con el contrato menor 511/2023/06452 y con cargo a la partida 215.00, se han revisado y reparado, por un total de 1.780 euros, varios tramos de estanterías móviles compactas que no funcionaban correctamente ubicadas en varios depósitos del Archivo.
Asimismo, para facilitar el almacenamiento y el traslado de documentos por la dependencia, se ha adquirido un archivador de planos (expediente 511/2023/07768) y tres carros con ruedas (expediente 511/2023/07899), con un coste de 5.657 euros y 1.960 euros, respectivamente. El importe se ha imputado en ambos casos al subconcepto 635.99.
Por otra parte, se han realizado 10.560 movimientos de fondos dentro de los depósitos con la finalidad de reacomodarlos y facilitar el acceso a los mismos y su manipulación, contribuyendo de este modo a su conservación preventiva.
Además, se han adquirido 30.000 carpetas blancas con logo para proteger los expedientes (contrato 300/2020/00490-1682) y 35.000 impresos autocopiativos para el servicio de documentación en la sala de consulta (contratos 300/2020/00490-1716 y 300/2020/00490-1976), así como material de oficina variado (2.271 unidades), todo ello por un importe de 5.953 euros imputado a la partida 220.00.
Finalmente, mediante el contrato 511/2023/12315 y con un coste de 4.840 euros, se ha llevado a cabo la limpieza técnica de la documentación de los depósitos 6 y 9 del Archivo de Villa; se han desinfectado, por 9.184 euros, 241 libros de acuerdos del Ayuntamiento de Madrid contaminados por infección microbiológica (contrato 511/2023/17300); y se ha restaurado un valioso dibujo del fondo histórico del Archivo por 3.428 euros (contrato 300/2022/00369). Todo ello se ha efectuado con cargo a la partida 227.06.
Activities Evaluación de necesidades Adquisición de cajas y carpetas de papel permanente (libre de ácido, PHneutro) para conservación preventiva de documento Adquisión de consumibles informáticos y de oficina. Movimiento de fondos. Compra y mantenimiento de mobiliario y equipos. Indicators Budgeted Actual Materiales de conservación (legajos, carpetas, etc.) (NÚMERO) 2,000 67,271 Mobiliario adquirido y/o reparado (estanterías, móviles,etc.) (NÚMERO) 2 19 -
Potenciar y mejorar el conocimiento de los servicios prestados por el Archivo de Villa
Este objetivo se centra en conseguir aumentar el conocimiento del Archivo por parte de los ciudadanos. Conlleva el trabajo de actualización de la página web y las redes sociales, la organización de actividades de difusión, como visitas guiadas o talleres, y la participación en actividades técnicas como conferencias, exposiciones, grupos de trabajo o congresos. Incluye además la digitalización de fondos exentos de protección de datos para su difusión por Internet.
Desde el punto de vista presupuestario, la mayor parte de las acciones encaminadas a cumplir con este objetivo tiene reflejo únicamente en el capítulo 1, ya que es el personal del Archivo quien ha actualizado los contenidos del catálogo en línea, de la página web y de las redes sociales.
Instrumento imprescindible para facilitar el acceso de la ciudadanía a los fondos documentales del Archivo de Villa es su catálogo en línea, que está basado en el software de búsqueda de documentación y publicación MediaSearch y cuyo mantenimiento, si bien ha tenido un coste de 1.230 euros este año (contrato 191202200212), ha pasado a depender definitivamente de IAM.
Por lo que respecta a las visitas a la página Web del Archivo, debido al cambio de herramienta informática de obtención de estadísticas que se ha producido este año, solo han podido contabilizarse las 33.361 efectuadas hasta finales del mes de junio.
En cuanto a las redes sociales, el Archivo cuenta con perfil en Facebook desde 2015, y en Instagram desde 2021; este año ha alcanzado la cifra de 3.662 seguidores en la primera, 396 más que el año anterior, y 2.170 en la segunda, 671 más que en 2022.
En 2023 se ha digitalizado un total de 5.149.616 páginas: 165.677 por el Archivo de Villa, 24.935 por la Biblioteca Digital Memoria de Madrid y 4.959.004 mediante el convenio con FamilySearch, finalizado en febrero de 2024. Este número de páginas equivale a un total de 18.152 documentos digitalizados.
En cuanto a la organización de actividades, se han realizado 89 visitas guiadas, con un total de 1.447 participantes, y 5 actividades científicas, con 330 participantes. Además, el Archivo ha colaborado, al igual que el resto de las instituciones patrimoniales municipales, en varias exposiciones temporales organizadas por el propio Ayuntamiento u otras entidades. Entre ellas destacan: 'San Isidro (1622-2022)', organizada por el Museo de San Isidro; 'Madrid desde el baile', de Centro Centro; 'La Zarzuela. Patrimonio lírico de la Hispanidad. Crónica cantada y contada de nuestra vida', en el Museo Nacional del Teatro de Almagro; y 'Eduardo de Adaro. El arquitecto del Banco de España', en la sede de la entidad.
Además, con el objetivo de facilitar la difusión de los fondos y reducir los plazos de servicio de documentos a los usuarios, se han adquirido este año dos escáneres: uno mediante el contrato abierto 300/2023/00233 por 69.938 euros y otro más sencillo por 15.972 euros mediante el contrato menor 511/2023/12391. Ha sido necesario, asimismo, reparar uno de los equipos de los que ya disponía el Archivo por un importe de 781 euros (contrato 511/2023/12201).
Los datos del indicador 'Suministro de mobiliario' están recogidos en el indicador 02 Mobiliario adquirido y/o reparado (estanterías, móviles, etc.) del objetivo 2. En el anteproyecto de presupuesto de 2023 este indicador se ha suprimido.
Activities Mantenimiento y actualización de la página web para llegar al mayornúmero de usuarios posible, proporcionándoles informa Digitalización de documentos y acceso a los mismos a través de laBiblioteca Digital Memoria de Madrid. Organización de actividades de difusión. Indicators Budgeted Actual Suministro de mobiliario (NÚMERO) 5 0 Visitas guiadas y actividades (NÚMERO) 40 94 Páginas digitalizadas (NÚMERO) 115,000 5,149,616 Documentos digitalizados (NÚMERO) 1,000 18,152 Seguidores redes sociales (NÚMERO) 3,000 5,832 Visitas web (NÚMERO) 48,000 33,361 -
Desarrollar el sistema de gestión documental del Ayuntamiento de Madrid
Como se ha mencionado anteriormente, el Área de Gobierno de Cultura, Turismo y Deporte ostenta la competencia de coordinación del sistema municipal de archivos, en el marco del Reglamento del Sistema Integral de Gestión Documental y Archivos del Ayuntamiento de Madrid.
En el desarrollo de esta competencia, la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos elabora, por un lado, propuestas de normas, políticas y reglamentos relativos a la gestión de documentos y archivos y, por otro, proporciona asesoramiento técnico sobre estas materias a los diferentes órganos y organismos públicos del Ayuntamiento de Madrid.
Para poder desplegar todas las funciones que llevan aparejadas las competencias de dirección y coordinación del sistema de archivos -incluidas las referidas a la dirección del Archivo Electrónico municipal-, la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos ha impulsado la creación de un Servicio de Coordinación del Sistema de Archivos. En 2023 ha tenido lugar la creación del puesto de Jefe/a del Servicio, estando prevista la creación de otros quince puestos de trabajo adscritos a esta unidad a lo largo de los próximos años.
Asimismo, se ha llevado a cabo este año una Encuesta general de documentos y archivos para conocer la situación de los archivos municipales del Ayuntamiento. Esta encuesta fue remitida a un total de cuarenta y una entidades de la organización municipal (las Secretarías Generales Técnicas de las siete Áreas de Gobierno y de la Coordinación General de la Alcaldía, las veintiún Juntas de Distrito, la Secretaría General del Pleno, las gerencias o presidencias de los cinco Organismos Autónomos y seis empresas del sector público municipal), alcanzándose una participación de más del 95 por ciento de la organización municipal.
La Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos elabora propuestas de normas, políticas e instrucciones relativas a la gestión de documentos y archivos y emite informes de asesoramiento técnico sobre estas materias a los diferentes órganos y organismos públicos del Ayuntamiento de Madrid. Debido a las circunstancias antes señaladas, en 2023 se superó el número previsto de este tipo de documentos aprobados, pues a los referidos a la creación del Servicio de Coordinación del Sistema de Archivos y a la Encuesta, se han añadido otros informes e instrucciones sobre cuestiones diversas, como la reproducción y reutilización de documentos de archivo o la celebración de un convenio para el depósito de un fondo documental privado.
El carácter transversal de la función archivística se manifiesta también en la Comisión de Documentos y Archivos, órgano colegiado del Sistema Integral de Gestión Documental y Archivos del Ayuntamiento de Madrid, en el que está representada toda la organización municipal. De conformidad con lo establecido en el Decreto de 7 de abril de 2017 de Alcaldía por el que se crea la Comisión de Documentos y Archivos y se regula su composición y funcionamiento, la presidencia de este órgano corresponde a la persona titular del Área de Gobierno competente en materia de archivos, recayendo su secretaría en personal funcionario adscrito a dicha Área de Gobierno. Corresponde también al Área de Gobierno de Cultura, Turismo y Deporte, a través de su Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos, dotar de los medios personales y recursos necesarios para su funcionamiento a este órgano colegiado.
La Comisión de Documentos y Archivos celebró dos reuniones plenarias en 2023, el 13 de abril y el 29 de noviembre. Además de las reuniones previas a las sesiones plenarias de la Comisión que tuvo su Grupo Técnico, se celebraron otras dos reuniones de grupos de trabajo (Archivo electrónico y Archivos de distrito).
La Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos se encarga de la interlocución y representación del sistema de archivos del Ayuntamiento de Madrid en el Consejo de Archivos, órgano consultivo y asesor de la Comunidad de Madrid en materia de archivos y patrimonio documental. En 2023 se presentaron a este órgano tres estudios de identificación y valoración de series de entidades locales. Además de ello, se presentaron a la Comisión Evaluadora del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid cinco propuestas de eliminación de fracciones de serie.
También en el marco del Consejo de Archivos se ha seguido participando de forma activa en sus grupos de trabajo, concretamente en la Mesa de Trabajo sobre Valoración de Documentos Electrónicos y en la Mesa de Trabajo sobre Valoración de Documentos de la Administración Local de la Comunidad de Madrid. Un funcionario de la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos asistió, además, a las dos reuniones plenarias que tuvo el Consejo en 2023, como vocal en representación de los municipios madrileños.
Por otro lado, se impartieron cuatro acciones formativas específicas en materia de archivos y gestión documental dentro del Plan de Formación del Ayuntamiento para 2023: Estudios de Identificación y Valoración de series documentales; Los archivos municipales en el sistema archivístico español. El sistema de archivos en el Ayuntamiento de Madrid; El archivo electrónico. Situación en el Ayuntamiento de Madrid; y Descr
Activities Elaboración de normas, recomendaciones, valoraciones de series,directrices, etc. para promover la correcta gestión docum Estudio y evaluación de la documentación y los servicios de archivo del Ayuntamiento de Madrid Convocatoria y gestión de las reuniones de la Comisión de Documentos y Archivos y de grupos de trabajo Impulso de la elaboración de Estudios de Identificación de series documentales Diseño y coordinación de acciones formativas en materia de gestión y archivos Indicators Budgeted Actual Normas y documentos aprobados (NÚMERO) 2 5 Reuniones de la Comisión de Documentos y Archivos (NÚMERO) 2 2 Reuniones de los grupos de trabajo de la Comisión de Documentos y Archivos (NÚMERO) 4 4 Estudios de identificación y Valoración presentados al Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid (NÚMERO) 5 3 Coordinación de cursos de formación en materia de gestión documental y archivos (NÚMERO) 5 4 -
Potenciar la investigación en el Archivo de Villa
El Plan Estratégico de Subvenciones (PES) del Área de Cultura, Turismo y Deporte para los años 2022 a 2024 preveía la convocatoria de una beca de investigación en los fondos documentales de las instituciones patrimoniales. Esta beca se imputa al subconcepto 482.01 y se asigna en años alternos al programa 332.10 Bibliotecas Públicas y Patrimonio Bibliográfico y al programa 332.20 Archivos y Patrimonio Documental. En 2023 la beca le ha correspondido al programa de bibliotecas, por lo que no se recogen datos en este indicador.
Activities Convocatoria de la beca Fallo de la Comisión de valoración Concesión Realización de la investigación Pago Indicators Budgeted Actual Becas convocadas (NÚMERO) 1 0
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Culture, Tourism and Sports
Goals
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Incrementar la descripción de fondos
Activities Selección de documentación a describir Descripción y clasificación de documentos custodiados por el Archivo deVilla en el programa de gestión Albalá para su di Indicators Budgeted Descripción de documentos históricos (NÚMERO) 7,500 -
Mejorar la conservación y preservación de documentos y asegurar el correcto funcionamiento del Archivo
Activities Evaluación de necesidades Adquisición de cajas y carpetas de papel permanente (libre de ácido, PHneutro) para conservación preventiva de documento Adquisión de consumibles informáticos y de oficina. Movimiento de fondos. Compra y mantenimiento de mobiliario y equipos Restauración de documentos Indicators Budgeted Adquisición de materiales de conservación y consumibles informáticos y de oficina (NÚMERO) 5,000 Mobiliario adquirido y/o reparado (estanterías, móviles, etc.) (NÚMERO) 1 Restauración de documentos (NÚMERO) 1,200 -
Potenciar y mejorar el conocimiento de los servicios prestados por el Archivo de Villa y del patrimonio documental que custodia
Activities Mantenimiento y actualización de la página web para llegar al mayornúmero de usuarios posible, proporcionándoles informa Organización de actividades de difusión. Indicators Budgeted Visitas guiadas y actividades (NÚMERO) 40 Páginas digitalizadas (NÚMERO) 500,000 Seguidores redes sociales (NÚMERO) 5,500 Visitas web (NÚMERO) 80,000 -
Desarrollar el sistema de gestión documental del Ayuntamiento de Madrid
Activities Elaboración de normas, recomendaciones, valoraciones de series,directrices, etc. para promover la correcta gestión docum Estudio y evaluación de la documentación y los servicios de archivo del Ayuntamiento de Madrid Convocatoria y gestión de las reuniones de la Comisión de Documentos y Archivos y de grupos de trabajo Alta de series en el Archivo electrónico Diseño y coordinación de acciones formativas en materia de gestión y archivos Indicators Budgeted Documentos técnicos elaborados (NÚMERO) 4 Reuniones de la Comisión de Documentos y Archivos y de sus grupos técnicos y de trabajo (NÚMERO) 6 Trabajadores municipales que reciben formación en materia de gestión documental y archivos (NÚMERO) 57 Alta de series en el Archivo Electrónico (NÚMERO) 20 Propuestas de valoración o eliminación o eliminación enviadas al Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid (NÚMERO) 4
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Data sources
- Budget data · City of Madrid
- Population data · Spain’s National Statistics Institute (INE) · CSV o Excel
- Inflation data (annual average CPI for Madrid) · Spain’s National Statistics Institute (INE) · CSV o Excel
Note
- Income and expenditure shown the consolidated budgets of the City of Madrid and its Autonomous Bodies.
- Inflation is adjusted in January the following year. 2024 The annual inflation rate is the year-on-year rate in December.
- The amounts that appear as budgeted correspond to those of the final budget, that is, the initial budget plus the modifications that have occurred up to the date the data was updated in the application.